部署横断のプロジェクトやワーキンググループを任されたとき、多くのマネージャーは「とりあえずキックオフ会議を開いて仕事を割り振る」ところから始めてしまう。しかし、進め方やルールを決めないまま走り出すと、後になって「誰が決定権を持つのか」「報告は誰にすればいいのか」でもめることになる。本稿では、新設チームを立ち上げる際に最初に固めておくべきルールと手順を紹介する。

なぜこの業務から始めるべきか

既存の部署と違い、新設のプロジェクトチームには前例やこれまでの慣習がない。ルールが曖昧なまま進めると、メンバーそれぞれが自分の所属部署のやり方を持ち込み、認識のズレが積み重なっていく。立ち上げの初期段階でルールを明文化しておくことで、後々の手戻りやメンバー間の摩擦を大きく減らせる。

具体的な手順

①目的とゴールを一枚の文書にまとめる。「何を、いつまでに、どの状態にするか」を全員が同じ言葉で説明できるようにする。

②意思決定のルールを決める。誰が最終決定を下すのか、多数決なのか、リーダー一任なのかを最初の会議で明確にする。

③報告・連絡のルートを決める。所属部署の上司への報告と、プロジェクト内での報告を混同させないよう、経路を分けて設計する。

④定例会議の頻度と時間を先に固定する。「必要に応じて開催」とすると開催されないまま放置されがちなので、曜日と時間をあらかじめ決める。

⑤役割分担を紙に書き出し、全員で確認する。他の業務と掛け持ちするメンバーが多い場合ほど、担当範囲を明文化しないと業務の抜け漏れが起きやすい。

つまずきやすい点

最も多い失敗は、キックオフの熱量に頼り、詳細を決めずに走り出してしまうことだ。初回は勢いよく進んでも、２回目以降の会議で「誰がまとめるのか」があやふやになり、停滞するケースが目立つ。また、他の業務と掛け持ちするメンバーは既存業務との優先順位の調整に苦労しやすく、事前に上司同士で稼働の合意を取っておかないと、プロジェクトが後回しにされてしまう。役割分担を決めても、書面に残さず口頭で終わらせると、記憶違いから後でトラブルになることもある。

効果・まとめ

立ち上げ段階でのルールづくりは地味な作業だが、プロジェクトの成否を左右する土台になる。目的・意思決定・報告経路・会議体・役割分担の５点を最初に固めておけば、メンバーが迷わず動けるようになり、リーダーへの問い合わせや調整の手間も大きく減る。急がば回れの姿勢で、最初の１週間を丁寧に使うことをお勧めしたい。

実体験：現場で困った場面とやってみたこと

自分が困った場面

「新しく発足したプロジェクトチームの立ち上げ・ルールづくり」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。

実際に使った言葉

「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」

今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。

うまくいかなかった対応

遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。

次に変えたこと

「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。

現場で使えるチェックリスト