人手不足を背景に、外国人材を受け入れる中小企業が増えている。言葉の壁だけでなく、仕事の進め方や報連相に対する感覚の違いから、日本人メンバーだけのチームとは異なる難しさに直面するマネージャーも多い。本記事では、外国人材・多国籍メンバーを含むチームを円滑に運営するための具体的な工夫と、実践時に起きやすい失敗を紹介する。

なぜこの業務から始めるべきか

外国人材の受け入れは、単に人手を補うだけでなく、既存メンバーの働き方や指示の出し方そのものを見直す機会でもある。曖昧な指示や日本特有の「察してほしい」という前提のコミュニケーションは、文化背景が異なるメンバーには伝わりにくく、行き違いから関係がこじれることもある。ここでの工夫を整えることは、外国人材の定着だけでなく、チーム全体の指示の明確さを底上げすることにもつながる。

具体的な手順

①指示や決定事項は、口頭だけでなく文章でも残し、後から見返せるようにする。
②「普通は分かるだろう」という前提を捨て、業務の背景や目的まで具体的に説明する。
③宗教や習慣に関わる休暇や食事の配慮について、本人に直接希望を確認しておく。
④日本語での報連相に不安がある場合は、簡単な定型フォーマットを用意して負担を減らす。
⑤日本人メンバーにも、多様な背景を持つメンバーと働く意義をあらかじめ共有しておく。

つまずきやすい点

よくある失敗は、配慮のつもりで指示や説明を省略してしまい、かえって情報不足を招いてしまうことだ。曖昧な指示は文化背景に関わらず伝わりにくいが、特に前提となる知識が異なるメンバーには影響が大きい。また、特定のメンバーだけを特別扱いしていると周囲に受け取られるとチーム内に不公平感が生まれることもあるため、配慮の理由を周囲にも説明しておくことが大切だ。

効果・まとめ

指示や情報共有の仕方を見直したチームでは、外国人材メンバーからの質問や提案が増え、早期戦力化につながったという例が多い。まずは次の指示から、口頭だけでなく文章でも残す習慣を試してみてほしい。

実体験：現場で困った場面とやってみたこと

自分が困った場面

「外国人材・多国籍メンバーを含むチームのマネジメントの進め方」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。

実際に使った言葉

「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」

今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。

うまくいかなかった対応

遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。

次に変えたこと

「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。

現場で使えるチェックリスト