チームの人数が増えてくると、「誰がその業務を担当するのか」が曖昧になり、同じ作業を二人が重複してやっていたり、逆に誰も手をつけていなかったりする場面が出てきます。役割分担を都度口頭で決めるだけでは、メンバーの入れ替わりのたびに同じ混乱が繰り返されます。本記事では、職務範囲を文書として整理するジョブディスクリプション整備の進め方を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

職務範囲が明文化されていないと、業務の抜け漏れが起きるだけでなく、評価の基準も曖昧になります。「誰の仕事か分からない業務」は結局、声を上げやすいメンバーや責任感の強いメンバーに集中しがちで、不公平感の原因にもなります。ジョブディスクリプションを整備することは、業務の抜け漏れを防ぐと同時に、メンバーの評価や採用の基準を明確にすることにもつながります。

具体的な手順

①チームで発生している業務を洗い出し、現在誰が担当しているかを一覧にする。

②業務ごとに主担当と副担当を決め、両方が不在の場合の対応ルールも合わせて定める。

③担当者ごとに、業務内容と求められる成果を簡潔な文章でまとめ、共有できる形にする。

④新しい業務が発生した際は、その都度どちらの担当かをあいまいにせず、一覧に追記していく。

⑤半年に一度、実際の業務量とジョブディスクリプションの内容にズレがないか見直す。

つまずきやすい点

よくある失敗は、一度作成したジョブディスクリプションを更新せず、実態と合わないまま放置してしまうことです。業務内容は日々変化するため、定期的な見直しをしないと、かえって形式だけのものになってしまいます。また、文書を細かく作り込みすぎて、メンバーが「自分の担当以外は一切手伝わない」という硬直的な姿勢につながる例もあります。役割を明確にすることと、助け合いを妨げないことのバランスを意識する必要があります。

効果・まとめ

職務範囲を文書として整理することで、業務の抜け漏れや偏りが減り、評価や引き継ぎの基準も明確になります。まずはチームで発生している業務を洗い出し、現在の担当者を一覧にすることから始めてみてください。

実体験：現場で困った場面とやってみたこと

自分が困った場面

「職務範囲を明確にするジョブディスクリプション整備でチームの役割重複を防ぐ進め方」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。

実際に使った言葉

「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」

今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。

うまくいかなかった対応

遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。

次に変えたこと

「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。

現場で使えるチェックリスト