特定の業務を一人のメンバーしかできない状態は、その人が休むと業務が止まってしまうという弱点を抱えています。多能工化は、複数のメンバーが互いの業務をこなせるようにする取り組みですが、日々の業務に追われる中で計画的に進めるのは簡単ではありません。本記事では、現場で無理なく多能工化を進めるクロストレーニングの進め方を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

一人しかできない業務が多いチームは、急な欠勤や退職に弱く、繁忙期の偏りも生まれやすくなります。多能工化を進めておくことで、メンバーの休暇取得もしやすくなり、業務量の偏りも平準化できます。また、複数の業務を経験することはメンバー自身のスキルの幅を広げ、キャリアの選択肢を増やすことにもつながります。特定の人に依存した体制は、本人にとっても長期的な負担になりやすいという点も見落とせません。

具体的な手順

①チームの業務を洗い出し、現在何人が対応できるかを一覧化して、一人しか対応できない業務を優先的に特定する。

②対応できる人数が少ない業務から順に、教える人と教わる人の組み合わせを決めて計画を立てる。

③一度に複数の業務を覚えさせようとせず、一つの業務を一定期間かけて習得させてから次に進む。

④習得状況を一覧で見える化し、誰がどの業務をどの程度こなせるかをチーム全体で共有する。

⑤半年に一度、多能工化の進捗を振り返り、優先順位を見直す。

つまずきやすい点

よくある失敗は、繁忙期にクロストレーニングの時間が確保できず、計画が立ち消えになってしまうことです。多能工化は緊急性が低く見えるため、後回しにされやすい取り組みです。また、教える側の負担ばかりが増え、教える人自身の本来業務が滞ってしまう例もあります。教える時間もスケジュールに組み込み、教える側の負担も評価に反映させる工夫が必要です。

効果・まとめ

計画的にクロストレーニングを進めることで、急な欠勤や繁忙期にも対応しやすいチームになり、メンバー自身のスキルの幅も広がります。まずはチームの業務を洗い出し、一人しか対応できない業務を特定することから始めてみてください。

実体験：現場で困った場面とやってみたこと

自分が困った場面

「現場の多能工化を進めるクロストレーニングのマネジメント」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。

実際に使った言葉

「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」

今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。

うまくいかなかった対応

遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。

次に変えたこと

「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。

現場で使えるチェックリスト