チームの業務量を均等に割り振っているのに、なぜか一部のメンバーの成果だけが伸び悩む。そんな状況は、業務量ではなく「役割と適性のミスマッチ」が原因であることが少なくありません。本稿では、メンバー一人ひとりの強みを把握し、役割分担に反映させる具体的な手順を解説します。

なぜこの業務から始めるべきか

役割分担は、モチベーションにも成果にも直結する業務でありながら、「今空いている人に振る」という運用になりがちです。強みを踏まえずに役割を割り振り続けると、得意な業務に集中できないメンバーの成果が伸び悩むだけでなく、本人が「自分は評価されていない」と感じてしまうこともあります。適性を踏まえた役割分担は、特別な制度を作らなくても、日々のタスクの振り方を見直すだけで着手できる業務です。

具体的な手順

①メンバー一人ひとりの「得意」「苦手」を本人の言葉で聞く。マネージャーの見立てと本人の自己認識がずれていることは多いため、まず対話から始めます。

②直近３か月の業務の成果と、本人の得意分野の一致度を確認する。成果が出ている業務と、本人が得意だと感じている業務が一致しているかを照らし合わせます。

③新しい業務を割り振る際は、いったん複数の候補者を挙げてから決める。最初から１人に決め打ちせず、適性の異なる候補を比較する習慣をつけます。

④苦手な業務も一定量は残す。得意な業務だけに偏らせると、チーム全体の対応力が下がるため、育成目的の業務は意図的に残します。

⑤半年に１度、役割分担の見直しの機会を設ける。異動や成長によって適性は変化するため、固定化させないことが重要です。

つまずきやすい点

強みを重視しすぎると、特定のメンバーに得意業務が集中し、その人が休んだ際にチームが回らなくなるリスクがあります。強みを活かす業務と、チーム全体でカバーできるようにしておく業務のバランスを意識してください。また、「得意なはず」という思い込みだけで役割を決めると、本人の実感とずれることがあるため、割り振った後の様子を見ながら微調整する前提で進めることが大切です。

効果・まとめ

適性を踏まえた役割分担ができると、メンバーの成果が安定しやすくなり、モチベーションの低下も防ぎやすくなります。一度決めて終わりにせず、定期的な見直しを前提に運用することで、チームの状態に合わせた柔軟な体制を保てます。

実体験：現場で困った場面とやってみたこと

自分が困った場面

「メンバーの強み・適性を踏まえた役割分担の進め方」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。

実際に使った言葉

「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」

今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。

うまくいかなかった対応

遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。

次に変えたこと

「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。

現場で使えるチェックリスト