部下から「実は退職を考えていまして」と切り出された瞬間、多くのマネージャーは動揺し、その場で引き止めようとして逆効果になることがあります。本稿では、退職の申し出を受けた最初の面談で、何を話し、何を話さないべきかを整理します。

なぜこの業務から始めるべきか

退職の申し出は突然訪れることが多く、事前に心構えができていないマネージャーがほとんどです。しかし最初の面談での対応を誤ると、本人が態度を硬化させて建設的な話し合いができなくなったり、逆に周囲への影響を考えずに条件面だけで引き止めようとして、他のメンバーの不満を招いたりします。退職の意思が固いかどうかにかかわらず、最初の面談の進め方を押さえておくことで、本人にとってもチームにとっても後悔の少ない結果につながります。

具体的な手順

①退職の申し出を受けたら、まずその場で結論を出そうとせず、話を最後まで聞く。理由を聞く前に説得を始めると、本人は「聞いてもらえていない」と感じます。

②退職理由を、業務内容・人間関係・待遇・キャリアの４つの観点に分けて聞く。漠然と「なぜ辞めるのか」と聞くより、具体的な観点で尋ねた方が本音を引き出しやすくなります。

③その場で引き止めの言葉を口にする前に、一度時間を置く。「一度持ち帰って考えさせてほしい」と伝え、感情的なやり取りを避けます。

④引き止める場合は、条件面だけでなく、本人が課題視していた点への具体的な改善策を用意した上で、改めて話す場を設ける。

⑤最終的な結論が退職であれば、引き継ぎのスケジュールを本人と一緒に立て、最後まで気持ちよく働ける環境を整える。

つまずきやすい点

退職の申し出を受けた直後は、マネージャー自身も動揺し、条件面の即答で引き止めようとしがちです。しかし退職理由が人間関係やキャリアへの不安である場合、条件面の改善だけでは根本的な解決にならず、数か月後に同じ理由で再び退職の話が出ることもあります。また、引き止めに必死になるあまり、本人の意思を尊重せず何度も面談を重ねると、かえって関係が悪化します。引き止めるかどうかを判断する前に、まず理由を正確に把握することを優先してください。

効果・まとめ

退職の申し出への初動対応を丁寧に行うことで、引き止められる場合は本人の納得感を持って残ってもらいやすくなり、退職が決まった場合でも円満な引き継ぎにつながります。動揺してその場で結論を急がず、まず聞くことに徹する姿勢が、どちらの結果になっても後悔の少ない対応の土台になります。

実体験：現場で困った場面とやってみたこと

自分が困った場面

「部下から退職を切り出された際の初動対応」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。

実際に使った言葉

「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」

今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。

うまくいかなかった対応

遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。

次に変えたこと

「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。

現場で使えるチェックリスト