昇給や昇格を伝える面談は前向きに進められますが、降格や本人が望まない配置転換を伝える場面は、多くのマネージャーが苦手意識を持っています。伝え方を誤ると、本人のモチベーションを大きく損ない、退職や不信感につながることもあります。本記事では、不本意な人事を誠実に伝えるための具体的な進め方を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

不本意な人事の伝達は頻度こそ高くありませんが、失敗した際の影響が非常に大きい業務です。伝え方一つで、本人がその後も前向きに働き続けられるか、あるいは会社への不信感を抱えたまま働き続けるかが分かれます。マネージャーが事前に型を持っておくことで、いざという場面での失敗を防げます。

具体的な手順

①面談の前に、決定の理由と背景を自分の言葉で説明できるよう整理しておく。曖昧なまま臨まない。

②面談の冒頭で結論を先に伝える。前置きを長くすると、本人が不安なまま話を聞くことになる。

③決定の理由を伝えた後、本人の受け止め方や質問を十分に聞く時間を取る。

④今後のキャリアや挽回の機会について、可能な範囲で具体的に触れる。

⑤面談後、周囲への伝え方について本人の希望を確認し、勝手に周知しない。

つまずきやすい点

本人への配慮から結論をぼかして伝えてしまい、かえって「結局どういうことなのか」と本人を混乱させる失敗がよく起こります。また、その場で慰めようとして安易な約束（「すぐ戻せるから」など)をしてしまい、後で実現できずに信頼を失うケースもあります。誠実さは、曖昧さではなく明確さから生まれることを意識してください。

効果・まとめ

不本意な人事を誠実に伝えられれば、本人が納得しきれないまでも、会社への信頼を保ったまま次の一歩に進みやすくなります。まずは②の「結論を先に伝える」ことだけでも徹底すると、面談の質が大きく変わります。

実体験：現場で困った場面とやってみたこと

自分が困った場面

「降格・配置転換など不本意な人事を伝える面談の進め方」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。

実際に使った言葉

「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」

今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。

うまくいかなかった対応

遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。

次に変えたこと

「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。

現場で使えるチェックリスト