業務量の偏りを見える化する無料棚卸しシート
仕事が特定の人に集中していると感じたら、まず1週間の業務を同じ項目で記録します。下の表をExcelへコピーするか、このページを印刷して記入してください。メール登録は不要です。
| 業務名 | 担当 | 週の時間 | 期限・繁忙日 | 代替担当候補 | 引継ぎに必要なこと |
|---|---|---|---|---|---|
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記入例と見直し方
以下は使い方を示す架空の例です。実際の改善実績ではありません。
| 業務名 | 担当 | 週の時間 | 期限 | 代替担当候補 | 引継ぎに必要なこと |
|---|---|---|---|---|---|
| 週次報告の集計 | Aさん | 4時間 | 金曜午前 | Bさん | 集計手順と確認項目 |
| 会議の議事メモ整理 | Aさん | 2時間 | 会議翌日 | Cさん | 記録様式と承認者 |
| 顧客への最終判断 | Aさん | 3時間 | 随時 | 管理職が対応 | 権限・相談条件の明確化 |
- 担当者ごとに時間を合計し、期限が同じ日に集中していないか確認します。件数だけで比較しません。
- 移せる作業と、権限・専門性が必要な判断を分けます。時間が均等であることだけを目標にしません。
- 本人と相談し、まず1つの作業だけを引き継ぎます。受け手の余力と教育時間も見積もります。
- 1週間後に、残業・手戻り・期限遅れ・本人の負担感を確認します。単に別の人へ負担を移していないか見直します。
再配分しても残る作業を減らしたいとき
① 業務の再配分を続ける場合
上の棚卸し表で担当者ごとの負担と期限を確認し、引継ぎ可能な作業を本人と相談して1つ選びます。引継ぎ後も1週間を目安に負担が別の人へ移っていないか確認してください。
② 再配分しても残る定型作業をAIで減らしたい場合
棚卸し表から、毎週繰り返している報告・会議準備・資料整理などの定型作業を1つ選びます。報告文の下書き、会議の論点整理、資料の要約をAIに補助してもらい、最終確認は人が行います。まず1週間試し、短縮できた時間と修正の手間を比べてください。次の記事で、AIで減らせる仕事と人が担う判断の分け方を確認し、記事内の案内から無料ChatGPTテンプレート5つを試せます。AIだけで業務配分の偏りが解決するわけではありません。
記録は本人と改善のために使い、件数や時間だけで人の能力を評価しないでください。社外のAIへ実名や機密情報を入力せず、勤務先のルールに従ってください。