公開日：2026年7月19日更新日：2026年8月30日

取引先からの入金が遅れているのに、督促状の文面をどう書けばよいか迷って対応が遅れた経験はないでしょうか。支払い督促状の作成は取引先との関係を損なわずに支払いを促す必要がある割に、担当者が文面に頭を悩ませがちな業務です。今回は、取引先への支払い督促状の作成にAIを取り入れる具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

支払い督促状の作成は、未払いの請求内容という整理しやすい材料がある、過去の督促状という参考データがある、最終的な送付判断は必ず人が行うため誤りが即座に大きな損害につながりにくい、という条件がそろっています。新規取引先との交渉のように関係構築が絡む業務と違い、AIに任せるのは「請求内容をもとにした督促状の下書き作成」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。担当者がAIの下書きを確認・調整する体制さえ作れば、リスクを少なくしながら作成の手間を減らせます。

具体的な手順

①未払いの請求内容・支払期限・これまでのやり取りをAIに読み込ませる。
②AIに関係性を損なわない丁寧な督促状の下書きを複数パターン作成させる。
③下書きを担当者が確認し、取引先との関係性に合った表現を選ぶ。
④実際に支払いにつながった文面のパターンを記録し、次回作成の材料にする。
⑤取引先との関係性が変わるたびに、AIに読み込ませる情報も更新する。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIが作成した督促状をそのまま送付してしまうことです。取引先との過去の経緯を踏まえない、強すぎる表現をAIが生成してしまうことがあります。実際に、長年の取引先に対して型通りの厳しい督促文をAIが作成し、送付前に担当者が気づいて表現を和らげたケースもありました。AIは「文面の下書き係」であり「送付内容の最終責任者」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、これまでのやり取りの情報が共有されていないと、AIが作る文面の適切さ自体が落ちる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

請求内容を整理したうえでAIに督促状の下書き作成を任せる体制にしたところ、担当者は文面を一から考えるのではなく、複数案から選んで調整するだけで済むようになり、対応の遅れを防げたという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「下書きの提案まで」とし、送付内容の最終確認は必ず人が行うという線引きを崩さないことです。取引先への支払い督促状の作成は、請求内容という参照可能なデータがあるからこそAI活用の効果を確かめやすい業務だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「取引先への支払い督促状の作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【取引先への支払い督促状の作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：取引先への支払い督促状の作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。