公開日：2026年7月21日更新日：2026年8月30日

原材料費の高騰などで価格改定を伝えなければならないのに、取引先の反応を考えると文面を書く手が止まってしまう、という経験はないでしょうか。価格改定の案内は関係を損なわずに事情を伝える必要がある割に、担当者が文面に頭を悩ませがちな業務です。AIを使えば、伝えるべき事実を整理しながら角の立たない案内文を効率よく作成できます。

なぜこの業務から始めるべきか

価格改定の案内は、内容そのものは「値上げの事実」「理由」「実施時期」といった要素で構成されるシンプルな文書ですが、取引先との今後の関係を左右するため言葉選びに神経を使います。値上げの背景（原材料費・物流費の高騰など）をAIに伝えれば、事実を丁寧に説明しつつ協力をお願いするトーンの文面案を複数作成できます。特に多くの取引先に同時期に案内を出す場合、一件ずつ文面を練る時間を大きく削減できます。

具体的な手順

①値上げの理由・対象品目・改定時期・改定幅など、伝えるべき事実をAIに箇条書きで渡す

②「お詫びと感謝の言葉」「値上げの理由説明」「具体的な改定内容」「今後のお願い」の構成で文面を作らせる

③取引先との関係性（長年の取引先か新規かなど）に応じてトーンを調整した複数案を出させる

④金額や改定時期など数字部分に誤りがないか、社内の正式な決定内容と必ず突き合わせる

⑤送付前に営業責任者が内容を確認し、取引先ごとの個別事情（過去のやり取りなど）が反映されているか確認する

つまずきやすい点

AIが作る文面は一般的な丁寧さは備えていても、取引先ごとの個別事情（過去の値引き交渉の経緯など）までは把握していません。全取引先に同じ文面を機械的に送ってしまうと、事情を知る担当者からすると配慮に欠ける印象を与えることがあります。重要な取引先については、AIの文面をベースにしながら担当者が個別の一文を加えるなど、人の手による調整を省略しないことが大切です。

効果・まとめ

価格改定案内の作成にかかる時間を短縮しながら、丁寧で分かりやすい文面を取引先に届けられるようになったという効果が期待できます。まずは影響の小さい取引先向けの案内から試し、反応を見ながら文面の型を磨いていくとよいでしょう。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「取引先への価格改定（値上げ）案内文の作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【取引先への価格改定（値上げ）案内文の作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：取引先への価格改定（値上げ）案内文の作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。