オンラインセミナーやウェビナーを企画すると、当日の進行台本や質疑応答の想定問答まで手が回らず、本番で不自然な間が生まれてしまうことがあります。台本・進行表の下書きをAIに任せることで、準備の抜け漏れを減らし、当日の進行を安定させることができます。

なぜこの業務から始めるべきか

ウェビナーは資料作成に力を入れる一方で、進行台本や時間配分の設計が後回しになりがちです。特に司会や登壇に慣れていない担当者は、話す内容だけでなく「間の持たせ方」「質疑応答への切り返し」まで用意しておかないと、本番で沈黙が続いたり時間配分が崩れたりします。台本作成は情報整理と構成づくりが中心のため、AIの得意分野であり、準備時間の削減効果を実感しやすいテーマです。

具体的な手順

①セミナーの目的、対象者、伝えたいメッセージ、使用スライドの要点をAIに伝え、全体の構成案を作ってもらう

②各パートの想定時間配分と、話者が読み上げる台本のたたき台をAIに作成させる

③参加者から出そうな質問を想定し、想定問答集をAIと一緒に作成する

④沈黙が続きそうな場面（音声トラブル、回答待ちなど）向けのつなぎのフレーズ集をAIに考えてもらう

⑤完成した台本を実際に声に出して読み上げ、時間内に収まるか、不自然な言い回しがないか確認する

つまずきやすい点

AIが作る台本は文章としては整っていても、実際に声に出すと硬すぎたり、話し言葉として不自然な箇所が出てくることがあります。必ず声に出してリハーサルし、自分の話し方に合わせて調整することが欠かせません。また、想定問答はあくまで「想定」であり、本番で全く違う質問が来ることも珍しくないため、台本に頼りすぎず、多少の脱線にも対応できる心構えも必要です。

効果・まとめ

台本や進行表の作成にかかる時間を削減できるだけでなく、話す内容の抜け漏れが減り、当日の進行に余裕が生まれます。特に登壇経験が少ない担当者ほど、事前準備の質がそのまま本番の安心感につながるため、優先的に取り組む価値のあるテーマです。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「ウェビナー・オンラインセミナーの台本・進行表作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【ウェビナー・オンラインセミナーの台本・進行表作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：ウェビナー・オンラインセミナーの台本・進行表作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。