仕入先の納品に不具合や品質の問題があったとき、改善を依頼する文書を書くのに時間がかかるという悩みを抱える担当者は少なくありません。事実を正確に伝えつつも、今後の取引関係を損なわない表現にする必要があり、言い回しを何度も推敲しているうちに報告が遅れてしまうこともあります。こうした場面でも、AIを使えば事実整理と文面のたたき台作成を短時間で進められます。

なぜこの業務から始めるべきか

品質問題の改善依頼は、相手との信頼関係を維持しながらも、伝えるべきことは明確に伝えなければならないという、バランスが難しい業務です。感情的にならず事実を整理し、相手の立場も考慮した文面に仕上げる作業は、人によって時間も品質も大きくばらつきます。AIに事実関係の整理と文面のたたき台作成を任せれば、担当者による品質のバラツキを抱えながら、短時間で一定水準以上の文書を作れるようになります。

具体的な手順

①不具合の内容、発生日時、影響範囲、これまでのやり取りをAIに時系列で整理させる

②事実と要望を分けて、文書の構成案を作成する

③相手への配慮を含んだ表現をAIに数パターン提案させる

④社内担当者に事実関係の認識に齟齬がないか確認する

⑤送付前にトーンや表現を上司や他のメンバーとダブルチェックする

つまずきやすい点

AIが作成した文面は一見丁寧に見えても、事実確認が不十分なまま送ってしまうと、かえって相手の心証を悪くすることがあります。AIは与えられた情報をそのまま整理するため、社内側の思い込みや認識のずれをそのまま文書に反映してしまう危険があり、送付後に「言った・言わない」の食い違いが表面化するケースも見られます。また、文章が整いすぎているために、意図せず高圧的な印象を与えてしまうこともあるため、文面だけで完結させず、必要に応じて電話や対面でのフォローを添えることが望ましいです。

効果・まとめ

AIを活用することで、改善依頼文書の作成にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、感情的な表現を避けつつ要点を明確に伝える文面を安定して作成できるようになります。担当者ごとの言い回しのばらつきが減ることで、取引先に与える印象も一定に保ちやすくなり、結果として仕入先との信頼関係を維持しながら品質改善を進めやすくなります。まずは軽微な指摘から、AIによる文面作成を試してみることをおすすめします。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「仕入先への品質改善依頼文書作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【仕入先への品質改善依頼文書作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：仕入先への品質改善依頼文書作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。