ハラスメント相談窓口を設けていても、担当者によって聞き取る項目がバラバラで、後から「言った・言わない」のトラブルになるケースは少なくありません。今回は、相談を受けた際の一次受付記録テンプレートの作成をAIに任せる方法を紹介します。相談内容の是非を判断させるのではなく、記録の抜け漏れをなくす目的での活用です。

なぜこの業務から始めるべきか

相談窓口の担当者は人事や総務が兼任していることが多く、専門研修を受けていない場合もあります。何をどの順番で聞くべきかが定まっていないと、重要な事実確認が漏れ、後の調査に支障が出ます。定型のヒアリング項目があれば、担当者が誰であっても一定の質を保てます。

具体的な手順

①相談窓口の目的(事実確認が中心か、対応方針決定まで含むか)をAIに伝える

②「いつ・どこで・誰が・何をしたか」を漏れなく聞くための質問項目リストを作ってもらう

③相談者の希望(会社への対応要望の有無)を確認する項目を追加してもらう

④記録

用紙のフォーマット(見出しと記入欄)の形に整えてもらう

⑤社労士や弁護士など専門家に一度内容を確認してもらい、正式な様式として運用する

つまずきやすい点

ハラスメント相談は非常にデリケートな内容を扱うため、相談者の個人情報や相談内容をAIツールに入力する際は、実名や詳細な固有情報を含めないよう注意が必要です。テンプレートの「型」を作る段階では架空の設定で依頼し、実際の相談内容そのものを入力しないことが望ましい運用です。また、AIが出す文面は一般的な内容にとどまるため、社内規程や就業規則との整合性は必ず人が確認してください。

効果・まとめ

記録の型が決まっているだけで、聞き取り漏れによる二次的なトラブルを防ぎやすくなります。相談窓口担当者の異動や交代があっても、記録の質が担当者の経験に左右されにくくなる点も利点です。まずは架空の設定でテンプレートの骨子を作るところから試してみてください。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「ハラスメント相談窓口の一次受付記録をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【ハラスメント相談窓口の一次受付記録をAIに任せる（サンプル）】

件名：ハラスメント相談窓口の一次受付記録をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。