会議案内に議題だけを書いても、参加者は「何を準備し、会議で何を決めるのか」が分かりません。結果として、状況説明に時間を使い、重要な判断が次回へ持ち越されます。

良いアジェンダには、議題だけでなく、会議のゴール、各議題の目的、時間配分、事前準備が入っています。AIを使う場合も、最初にこの情報を与えることが重要です。

今回の架空ケース

月次業務で増えている処理遅延について、30分の改善会議を開きます。

• 参加者：業務担当3人、システム担当1人、管理者1人
• 現状：遅延件数は増えているが、原因は未確定
• 会議で決めたいこと：調査する原因候補、担当者、期限
• 会議で決めないこと：恒久的なシステム改修

コピーして使えるプロンプト

以下の条件で、30分の会議アジェンダを作ってください。

【会議の目的】処理遅延の原因候補を整理し、調査担当と期限を決める
【参加者】業務担当3人、システム担当1人、管理者1人
【現状】遅延件数は増えているが原因は未確定
【会議で決めること】原因候補、調査担当者、調査期限
【今回決めないこと】恒久的なシステム改修
【会議時間】30分

【出力項目】
開始時刻からの経過時間／議題／目的／進行担当／必要な資料／その議題の終了条件

【ルール】
・冒頭説明は5分以内
・議論と意思決定の時間を分ける
・最後に決定事項とToDoを確認する時間を3分確保する

出力例

初回案で起きやすい失敗

議題が多すぎる

AIは網羅性を重視し、30分の会議に7～8個の議題を入れることがあります。全部を扱おうとすると、結論が出ません。

情報共有と議論が混ざる

参加者ごとの報告が長引き、原因の検討時間がなくなります。事実確認に必要な資料は事前配布し、会議中の説明時間を制限します。

「話し合う」で終わる

各議題の終了条件がないと、いつ次へ進むか判断できません。「候補を3つに絞る」「担当者を決める」のように、終了状態を書きます。

アジェンダを絞る修正指示

30分以内に必ず担当者と期限を決められるよう、議題を減らしてください。
情報共有は5分以内とし、恒久対策の議論は次回へ分けてください。
各議題に「ここまで決まれば終了」という条件を一文で追加してください。

会議案内のテンプレート

会議名：
日時・場所：
目的：
今回決めること：
今回決めないこと：
事前に確認する資料：
事前に考えてほしいこと：
アジェンダと時間配分：

まとめ

アジェンダは予定表ではなく、限られた時間で結論へ進むための設計図です。AIに目的、決定事項、時間、今回扱わない範囲を伝え、各議題の終了条件まで作らせると、説明だけで終わる会議を減らせます。

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