手順書があっても、新任者から同じ質問が繰り返されることがあります。原因は操作手順の不足だけではありません。「いつ始めるか」「どの状態なら完了か」「例外時に誰へ相談するか」が書かれていないためです。

SOPに必要な構成

プロンプト

以下の業務メモから、初めて担当する人向けの作業手順書を作成してください。
構成：目的／対象・前提／開始条件／番号付き手順／判断基準／例外対応／完了条件／チェックリスト
曖昧な表現と不足情報は「確認事項」として別に示してください。
入力されていない操作・権限・期限は推測しないでください。
業務メモ：［貼り付け］

悪い書き方と改善例

検証手順

1. 実務担当者が事実を確認する
2. 未経験者が手順書だけで試す
3. 止まった箇所と質問を記録する
4. 判断基準と例外対応を追記する
5. 更新責任者と見直し日を決める

AIにきれいな文章を書かせても、現場で再現できなければSOPにはなりません。未経験者が実行できるかを確認し、実務の変更に合わせて更新しましょう。

用途別の応用例：SOPを6つの業務へ展開する

基本のSOPを作ったら、業務ごとに必要な項目を追加します。AIに一から任せるのではなく、現場のメモや既存資料を整理する「たたき台作成」に使い、最後は担当者が検証してください。

店舗・現場の日次業務チェックリスト

開店前・営業中・閉店後など時間帯で分け、「誰が・いつまでに・何をもって完了とするか」を明記します。安全・衛生に関わる項目は目立たせ、項目を増やしすぎないことが継続のポイントです。

以下の業務メモを、時間帯別の日次チェックリストに整理してください。
各項目に担当者・期限・完了条件を付け、安全・衛生上の重要項目は「重要」と表示してください。
不要になった旧ルールと判断できる記載は、削除せず「要確認」としてください。
業務メモ：［貼り付け］

外国人スタッフ向けマニュアルの多言語化

まず専門用語・社内用語の対訳表を作り、章ごとに翻訳します。安全上の注意は必ず対象言語を理解する人が確認し、文章だけで伝わりにくい部分は写真や図で補います。

次の日本語マニュアルを［言語名］へ翻訳してください。
対訳表を優先し、短く平易な表現を使ってください。
意味が複数に取れる箇所、安全上の判断が必要な箇所は「要確認」として原文も併記してください。
対訳表：［貼り付け］
本文：［貼り付け］

社内チャットの未読スレッド要約

休暇明けの確認では、「決定事項・自分への依頼・期限・未決事項・参照リンク」に分けると読み落としを減らせます。AIの要約だけで判断せず、重要な決定は元の投稿を開いて確認します。

次のチャット履歴を、決定事項／私への依頼／期限／未決事項／参照すべき投稿に分類してください。
発言者と日時を残し、推測で補わないでください。判断に必要な文脈が不足している箇所は「原文確認」としてください。
チャット履歴：［貼り付け］

社内規程・就業規則の変更点解説

新旧文書を比較し、「変更前・変更後・対象者・開始日・必要な対応」に整理します。法的な解釈や適用判断をAIに任せず、人事・法務の確認を経て周知します。

次の新旧規程を比較し、変更前／変更後／対象者／適用開始日／社員が行うこと、の表にしてください。
文書にない理由や法的解釈は推測せず、「担当部署へ確認」と表示してください。
旧規程：［貼り付け］
新規程：［貼り付け］

新入社員向けオンボーディング資料

最初の1日・1週間・1か月に分け、必要な手続き、相談先、到達目標を整理します。組織図や担当者名など変わりやすい情報には更新日を付け、新入社員から出た質問を次回版へ反映します。

既存の業務資料から、新入社員向け30日オンボーディング表を作成してください。
1日目／1週間目／1か月目に分け、学ぶこと・担当者・完了条件・相談先を整理してください。
古い可能性がある固有名詞、制度、連絡先は「要確認」としてください。
資料：［貼り付け］

社内マニュアルをAIで検索できる状態にする

よくある質問を10〜20件集め、AIがマニュアルの該当箇所を根拠として示せるか試します。廃止済みの申請書や古い手順が混ざっていないかを先に確認し、更新責任者と見直し日を決めます。

次の社内マニュアルだけを根拠に質問へ回答してください。
回答には参照した章・見出しを示し、根拠がない場合は「マニュアル内に記載なし」と答えてください。
内容の矛盾や更新日の古い箇所があれば併記してください。
マニュアル：［貼り付け］
質問：［入力］

用途別の確認表

機密情報や個人情報を外部のAIサービスへ入力できるかは、勤務先の規程と利用サービスの設定を事前に確認してください。

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