定期健康診断やストレスチェックは、実施しただけでは終わりません。未受診者への再案内を怠ると、法令上のリスクだけでなく、従業員の健康管理という本来の目的も果たせなくなります。しかし人事・総務担当者にとって、対象者ごとに文面を変えて案内するのは地味に手間のかかる作業です。AIを使えば、対象者リストから個別性のある案内文を効率よく作成できます。

なぜこの業務から始めるべきか

健康診断やストレスチェックの受診勧奨は、労働安全衛生法に基づく企業の義務であり、未受診者を放置すると法令違反のリスクが生じます。加えて、同じ文面を全員に一律送付すると「またか」と読み飛ばされがちで、受診率の改善につながりにくいという課題もあります。対象者の未受診回数や部署に応じて文面のトーンを変える、といった細かな調整はAIが得意とする作業であり、人事担当者の負担軽減と受診率向上を両立しやすい業務です。

具体的な手順

①未受診者リスト（氏名、未受診回数、所属部署などの個人情報を含まない範囲の情報）を整理する

②「1回目の案内は丁寧な呼びかけ、2回目以降は期限を明確にした案内文を作成してください」とAIに指示し、複数パターンを用意する

③受診しやすいよう、予約方法や締切日を必ず本文に含めるよう指定する

④管理職向けには「部下への声かけ」を促す別文面も合わせて作成する

⑤生成した文面は人事担当者が必ず確認し、個人が特定される情報が誤って含まれていないかチェックする

つまずきやすい点

健康情報は機微な個人情報にあたるため、AIに入力するデータの範囲には特に注意が必要です。氏名と病歴・診断結果を紐づけた情報など、外部サービスに入力すべきでない情報を誤って含めないよう、入力前に必ず匿名化・簡略化する運用を徹底してください。また、催促の文面が強すぎるとハラスメントと受け取られる可能性もあるため、あくまで「受診しやすくするための後押し」というトーンを保つよう、生成後に人の目で調整することが大切です。

効果・まとめ

案内文の作成負担が減ることで、担当者は複数回の声かけを継続しやすくなり、結果として受診率の改善につながります。健康診断・ストレスチェックは従業員の安全と会社のコンプライアンスに直結する業務だからこそ、AIで効率化しつつ、個人情報の取り扱いには人が最終責任を持つ体制を忘れずに進めてください。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「健康診断・ストレスチェック未受診者への案内文作成をAIで効率化」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【健康診断・ストレスチェック未受診者への案内文作成をAIで効率化（サンプル）】

件名：健康診断・ストレスチェック未受診者への案内文作成をAIで効率化について

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。