出張が決まるたびに、交通機関の時刻や宿泊先を一つずつ調べて旅程表を作るのに時間がかかった経験はないでしょうか。出張手配は移動時間や乗り継ぎなど条件が多く、担当者の経験に頼りがちな業務です。今回は、出張手配・旅程表作成にAIを取り入れる具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

出張手配は、訪問先・日時・予算という整理しやすい条件がある、過去の出張記録という参考データがある、最終的な予約確定は必ず人が行うため誤りが即座に大きな損害につながりにくい、という条件がそろっています。契約書のように法的拘束力を持つ文書を扱う業務と違い、AIに任せるのは「条件をもとにした旅程表の下書き作成」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。担当者がAIの下書きを確認・修正する体制さえ作れば、リスクを抑えながら手配の手間を減らせます。

具体的な手順

①訪問先・訪問日時・予算・希望条件をリスト化し、AIに読み込ませる。

②AIに交通機関の候補や宿泊先を含めた旅程表の下書きを作成させる。

③下書きを担当者が確認し、実際の予約可否や社内規定との整合性を確認する。

④実際に予約時に見つかった条件の誤りやずれを記録する。

⑤出張の傾向が変わるたびに、AIに読み込ませる情報も更新する。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIが作成した旅程表をそのまま予約に使ってしまうことです。運行状況の変更や、実在しない乗り継ぎ経路をAIが提案してしまうことがあります。実際に、AIが提案した乗り継ぎ便がすでに廃止されていた便で、予約直前に担当者が気づいて修正したケースもありました。AIは「旅程表の下書き係」であり「予約内容の最終確認者」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、社内規定の情報が古いままだと、AIが作る旅程表の精度自体が落ちる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

訪問先や条件を整理したうえでAIに旅程表の下書き作成を任せる体制にしたところ、担当者は交通機関を一つずつ調べるのではなく、下書きを確認して修正するだけで済むようになり、出張準備にかかる時間を減らせたという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「旅程表の下書きまで」とし、予約内容の最終確認は必ず人が行うという線引きを崩さないことです。出張手配は、訪問先という整理しやすい条件があるからこそAI活用の効果を確かめやすい業務だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「出張手配・旅程表作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【出張手配・旅程表作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：出張手配・旅程表作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。