労働災害を防ぐには、大きな事故になる前の「ヒヤリとした」「ハッとした」出来事の報告が欠かせません。しかし報告書の書式が堅苦しかったり記入項目が多すぎたりすると、現場担当者が面倒に感じて報告そのものが減ってしまいます。今回は、書きやすいヒヤリハット報告書のフォーマット作成をAIに任せる方法を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

ヒヤリハット報告は件数が多いほど本来は望ましい(危険の芽を早期に拾えている)にもかかわらず、書式が原因で報告が減ってしまうと本末転倒です。現場の負担を減らしつつ、後で分析に使える情報は落とさないフォーマットづくりに、AIの力を借りることができます。

具体的な手順

①自社の業種や現場で起こりやすい事象(転倒、挟まれ、薬品などの想定リスク)をAIに伝える
②「いつ・どこで・何をしていて・何が起きそうになったか」を短時間で書ける質問項目の案を出してもらう
③文章で書く欄と選択式(場所・時間帯など)で答えられる欄を組み合わせたフォーマット案を作ってもらう
④実際に現場担当者数名に試し書きしてもらい、書きにくい項目や所要時間を確認する
⑤安全衛生担当者と内容を確認し、正式なフォーマットとして展開する

つまずきやすい点

AIが作る質問項目は一般的な内容にとどまるため、自社特有の設備や作業工程に合わせた調整が必須です。また、報告者を責めるような書式になっていると本音の報告が集まらなくなるため、「原因究明ではなく再発防止が目的」であることを様式の冒頭に明記するなど、心理的な書きやすさへの配慮も欠かせません。

効果・まとめ

書きやすいフォーマットに変えるだけで、ヒヤリハット報告の件数が増えたという例は少なくありません。集まった報告は定期的に集計し、傾向の多い場所や作業を優先的に改善していく運用にすると、報告が実際の事故防止につながります。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「ヒヤリハット報告書のフォーマット作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【ヒヤリハット報告書のフォーマット作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：ヒヤリハット報告書のフォーマット作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。