オンライン研修や会議を録画したものの、内容を確認するために最初から見返す時間が取れず、そのまま放置してしまう。そんな経験はないでしょうか。AIに文字起こしを任せれば、動画を見返さなくても内容を検索・把握できるようになります。

なぜこの業務から始めるべきか

録画データという素材がすでに手元にあり、新たに何かを準備する必要がないため着手しやすい業務です。また文字起こしは単純作業でありながら時間がかかるため、AIに任せることで生まれる時間的な余裕が大きい点も、優先して取り組む価値がある理由です。

具体的な手順

①社内研修や会議の録画・録音データを準備する

②AIの文字起こし機能に音声データを読み込ませ、テキスト化する

③固有名詞や社内用語の誤変換がないか、テキスト全体をざっと見て確認する

④誤りが多い箇所は該当部分の音声を聞き直し、手作業で修正する

⑤完成したテキストを研修資料や議事録のもとデータとして保管・共有する

つまずきやすい点

AIによる文字起こしは、専門用語や社内独自の略称、聞き取りにくい早口の発言などで誤変換が発生しやすい傾向があります。「文字起こしが完了した」ことと「内容が正確である」ことは別問題であり、精度確認を省略してそのまま配布すると、誤った情報が独り歩きする恐れがあります。また、録画に社外秘の情報や個人情報が含まれる場合は、外部サービスへのアップロードの可否を事前に確認しておく必要があります。

効果・まとめ

文字起こしにかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、テキスト化によって内容を検索・要約しやすくなるという副次的な効果もあります。研修動画であれば教材としての再利用もしやすくなります。誤変換の確認という最後の一手間を惜しまないことが、安心して使い続けるための鍵です。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「研修・会議動画の文字起こしをAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【研修・会議動画の文字起こしをAIに任せる（サンプル）】

件名：研修・会議動画の文字起こしをAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。