「気づいたら特定の社員だけ残業が突出していた」ーー勤怠管理は毎月の打刻データを確認する地道な業務ですが、見落とすと長時間労働の是正が遅れ、健康リスクや労務トラブルにつながります。今回は、勤怠・残業時間の異常検知にAIを取り入れる具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

勤怠・残業のチェックは、打刻データという数値化された情報を扱う、残業の許容基準を明確にできる、最終的な対応の判断は必ず人が行うため誤りが即座に大きな問題にならない、という条件がそろっています。データ集計のように分析結果をそのまま報告する業務と違い、AIに任せるのは「基準との照合による異常アラート出し」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。労務担当者がAIのアラートを確認する体制さえ作れば、リスクを抑えながら確認の手間を減らせます。

具体的な手順

①部署ごとの残業許容時間・36協定の上限をリスト化し、AIに読み込ませる。

②日々の打刻データをAIに渡し、残業時間が基準を超えそうな社員や急増している社員を洗い出させる。

③AIが指摘した社員について労務担当者が勤務実態を確認する。

④確認の結果、誤ってアラートが出たケースや見逃していたケースのパターンを記録する。

⑤月に一度、残業許容時間の基準をAIとともに見直す。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIのアラートをそのまま注意指導の根拠にしてしまうことです。繁忙期やプロジェクトの締切前など、一時的な事情を考慮せず基準だけで判断すると、実際には正当な理由がある残業を「異常」と誤検知することがあります。実際に、決算期の経理部門の残業増加を「異常」とAIが指摘し、労務担当者が事情を確認する手間が増えたケースもありました。AIは「一次アラート係」であり「労務対応の最終判断者」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、打刻データの入力が遅れていると、AIの判定精度自体が落ちる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

残業許容基準を整えたうえでAIに異常アラートを任せる体制にしたところ、労務担当者は全社員の打刻を毎日目視するのではなく、アラートが出た社員を中心に確認できるようになり、長時間労働の是正が早まったという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「アラート出しまで」とし、注意指導や対応の最終判断は必ず人が行うという線引きを崩さないことです。勤怠・残業のチェックは、数値データがあるからこそAI活用の効果を確かめやすい業務だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「勤怠・残業時間の異常チェックをAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【勤怠・残業時間の異常チェックをAIに任せる（サンプル）】

件名：勤怠・残業時間の異常チェックをAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。