「気づいたら在庫切れ」「気づいたら同じものを二重発注」ーー在庫・発注の管理は日々の数字を追う地道な業務ですが、見落としが売上機会の損失や無駄なコストに直結します。今回は、在庫・発注リストのチェックにAIを取り入れる具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

在庫・発注のチェックは、在庫データ・発注履歴という数値化された情報を扱う、発注基準を明確にできる、最終発注の判断は必ず人が行うため誤りが即座に大きな損害にならない、という条件がそろっています。データ集計のように分析結果をそのまま報告する業務と違い、AIに任せるのは「基準との照合による一次アラート出し」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。担当者がAIのアラートを確認する体制さえ作れば、リスクを抑えながら確認の手間を減らせます。

具体的な手順

①商品ごとの適正在庫数・発注リードタイムをリスト化し、AIに読み込ませる。

②日々の在庫データをAIに渡し、適正在庫を下回りそうな商品と、逆に過剰在庫になっている商品を洗い出させる。

③AIが指摘した商品を担当者が現物・システムで確認する。

④確認の結果、誤ってアラートが出た商品や見逃していた商品のパターンを記録する。

⑤月に一度、適正在庫数の基準をAIとともに見直す。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIのアラートをそのまま発注に反映してしまうことです。季節変動やキャンペーン時の需要増を考慮せず、通常時の基準だけで判断すると、実際には必要な在庫を「過剰」と誤判定することがあります。実際に、繁忙期前の在庫積み増しを「過剰在庫」とAIが指摘し、担当者が慌てて発注を止めてしまったケースもありました。AIは「一次アラート係」であり「発注の最終判断者」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、在庫データの入力が遅れていると、AIの判定精度自体が落ちる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

適正在庫の基準を整えたうえでAIに一次アラートを任せる体制にしたところ、担当者は全商品を毎日目視するのではなく、アラートが出た商品を中心に確認できるようになり、欠品と過剰在庫の両方を減らせたという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「アラート出しまで」とし、最終発注の判断は必ず人が行うという線引きを崩さないことです。在庫・発注のチェックは、数値データがあるからこそAI活用の効果を確かめやすい業務だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「在庫・発注リストのチェックをAIに手伝わせる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【在庫・発注リストのチェックをAIに手伝わせる（サンプル）】

件名：在庫・発注リストのチェックをAIに手伝わせるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。