展示会の当日になって「名刺が足りない」「配布資料を忘れた」と慌てた経験はないでしょうか。展示会出展の準備は確認すべき項目が多岐にわたる割に、担当者の記憶やその場の思いつきに頼りがちです。AIを使えば、過去の準備内容をもとに抜け漏れのないチェックリストを効率よく作成できます。

なぜこの業務から始めるべきか

展示会出展の準備は、ブースの設営物からノベルティ、名刺、配布資料、社内の役割分担まで確認項目が多く、担当者が変わるたびにゼロから洗い出すのは非効率です。過去の出展時の準備メモや反省点をAIに伝えれば、抜け漏れのないチェックリストのたたき台を短時間で作成できます。特に出展頻度が少ない企業ほど、前回の経験が引き継がれず同じ忘れ物を繰り返しがちなため、チェックリスト化の効果が大きい業務です。

具体的な手順

①過去の展示会出展時の準備リストや、当日困った点のメモをAIに渡す

②「事前準備」「当日持参」「当日の役割分担」など、カテゴリ別にチェックリストを整理させる

③今回の展示会の規模や内容（ブースの大きさ、出展目的など）を伝え、リストを調整させる

④社内の担当者に共有し、実際の業務内容と合っているか、欠けている項目がないか確認する

⑤展示会終了後、実際に困った点や不要だった項目を記録し、次回のリストに反映させる

つまずきやすい点

AIは一般的な展示会準備の項目を挙げるのは得意ですが、自社の商材や過去のトラブルに固有の注意点までは把握していません。「電源の位置を事前確認する」といった自社ならではの教訓が抜け落ちることがあるため、過去の反省点は必ず人の手で追加する必要があります。また、リストが長くなりすぎると逆に確認が形骸化しやすいため、優先度の高い項目を絞り込む工夫も大切です。

効果・まとめ

チェックリストを整備しておくことで、準備の抜け漏れが減り、当日慌てて対応する場面が少なくなったという効果が期待できます。まずは直近の出展の振り返りをAIと一緒に整理するところから始め、出展のたびにリストを育てていくとよいでしょう。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「展示会出展準備のチェックリスト作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【展示会出展準備のチェックリスト作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：展示会出展準備のチェックリスト作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。