工程表は、タスクを並べるだけでは機能しません。前後関係、担当、完了条件、遅れた場合の影響まで見えると、計画を更新しやすくなります。AIはタスク分解の補助に使い、工数と期限は実務担当者が確認します。

この仕事でAIが役立つ範囲

• 目的から作業項目を洗い出す
• タスクの依存関係と順序を整理する
• 週単位・日単位の表へ変換する
• 遅延リスクと確認ポイントを列挙する

作成前に用意する情報

• プロジェクトの目的と成果物
• 開始日、期限、休日
• 担当者と利用できる工数
• 必須工程、承認、外部依存
• 各タスクの完了条件

進め方

1. 最終成果物から逆算して節目を置く
2. 節目ごとにタスクを分解する
3. 担当者に所要日数と依存関係を確認する
4. AIで表形式の工程案を作る
5. 定例で実績日と見込み日を更新する

そのまま使えるプロンプト

次のプロジェクトの工程表案を作成してください。
【目的・成果物】
【開始日・期限】
【主な工程】
【担当者・工数】
【休日・承認日】
【外部依存】

「ID／タスク／担当／開始／終了／前提タスク／完了条件／遅延時の影響」の表にしてください。日程の根拠がない箇所は仮置きと明記し、クリティカルになり得る工程を示してください。

失敗しやすいポイント

• AIが置いた日数を担当者確認なしで確定する
• 承認待ちや調達期間を工程に含めない
• 進捗率だけを更新し、見込み終了日を直さない

最終確認チェックリスト

• すべての成果物に担当者と完了条件がある
• 前提タスクと並行可能な作業を区別した
• 休日、レビュー、承認、予備日を反映した
• 遅延時の連絡先と計画変更の基準がある

まとめ

AIで工程の抜けを探し、現場の知識で日数と順序を確定します。工程表は一度作って終わりではなく、見込み日を更新する管理表として使いましょう。