年末年始の休業案内は定型文に見えますが、休業期間、年内の最終受付、年始の対応開始日が曖昧だと、取引先の発注や問い合わせに影響します。AIを使う場合も、日付を計算させるのではなく、確認済みの日程を入力します。
先に確認する7項目
- 休業開始日
- 休業終了日
- 年内の最終営業日
- 注文・問い合わせの最終受付
- 年始の対応開始日
- 緊急時の連絡方法
- 相手に依頼したい対応
作成プロンプト
以下の確定情報を使い、取引先向けの年末年始休業案内メールを作成してください。件名と本文を分け、休業期間、年内最終受付、年始の対応開始日、休業中の連絡方法を箇条書きで分かりやすく示してください。日付や曜日を推測せず、丁寧で簡潔な表現にしてください。
休業期間：12月28日から1月5日
年内最終受付：12月26日17時
年始対応開始：1月6日9時
休業中：通常窓口は対応なし
緊急連絡：契約書記載の緊急窓口
相手への依頼：急ぎの注文は最終受付までに連絡
取引先向け文例
件名：年末年始休業および年内最終受付のご案内
いつもお世話になっております。誠に勝手ながら、下記の期間を年末年始休業といたします。
・休業期間：12月28日〜1月5日
・年内最終受付：12月26日17時
・年始対応開始：1月6日9時
休業期間中、通常窓口での対応は行っておりません。緊急の場合は、契約書に記載の緊急窓口へご連絡ください。お急ぎのご注文やお問い合わせは、年内最終受付までにご連絡いただけますと幸いです。
緊急窓口がない場合
連絡先を無理に設けず、「休業期間中にいただいたご連絡は、1月6日以降、順次対応します」と明記します。「順次」の開始日が分かるようにします。
宛先別に調整する点
| 宛先 | 追加したい情報 |
|---|---|
| 継続取引先 | 担当案件への影響、個別の期限 |
| 顧客全体 | 問い合わせ・発送・サポートの再開日 |
| 仕入先 | 納品受付日、倉庫の稼働日 |
| Webサイト | 注文受付と発送日の違い |
避けたい失敗例
- 「12月28日より休業」とだけ書き、終了日を示さない
- 最終営業日と最終受付日を混同する
- AIに曜日や営業日を推測させる
- 実際には対応できない緊急窓口を書く
- 昨年の年号や日付を残す
- 全取引先のアドレスを宛先欄へ並べる
送信前の確認表
- 年と日付が今年の予定と一致しているか
- 休業期間の開始・終了が明確か
- 最終受付と対応再開が区別されているか
- 配送やシステム停止など別日程がないか
- 緊急連絡先を掲載してよいか
- 宛先とBCCの設定が適切か
- Webサイトなど他媒体の案内と一致しているか
まとめ
年末年始休業案内では、文章表現よりも日程と対応範囲の正確さが重要です。確認済み情報をAIへ渡して文案を作り、前年の日付、最終受付、緊急連絡先を人が確認してから送信してください。
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