年末が近づくと、取引先一社一社に休業案内を送る作業に追われていないでしょうか。休業期間や緊急時の連絡先の記載もれは、取引先への不便や信頼低下にもつながります。AIを使えば、休業期間や連絡先などの情報を伝えるだけで、丁寧で漏れのない休業案内文のたたき台を短時間で作成できます。今回は、その具体的な進め方と注意点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

年末年始休業案内は、取引先の数だけ作成が必要になり、年末の忙しい時期に担当者の負担が集中する業務です。しかも、送信漏れや記載ミスは取引先との信頼関係に直結します。一方で、AIは休業期間や連絡先を丁寧な文章にする作業を得意としており、ゼロからのドラフト作成では大幅に時間を短縮できます。取引先リストを活用してテンプレート化すれば、毎年の作成時間削減効果も早く実感できます。

具体的な手順

①休業期間、緊急時の連絡先、年始の業務開始日などの基本情報を整理する。②それらをAIに伝え、日頃の感謝を含めた丁寧な休業案内文の下書きを作らせる。③下書きをもとに、取引先ごとの宛名や特別な事情を差し替える。④休業期間や連絡先の電話番号・メールアドレスなどの数字・事実に誤りがないか、担当者が必ず自分で確認する。⑤送信前に上司に宛先リストと内容をチェックしてもらい、送り漏れがないか確認してから送信する。

つまずきやすい点

注意したいのは、AIは実際の休業期間や連絡先を知らないため、日付や電話番号をもっともらしく埋めてしまうことがある点です。間違った日付や連絡先を送信してしまうと、取引先に実際の不便をかけるだけでなく、企業としての信頼を損なうことにもなりかねません。また、取引先ごとにトーンや宛名の使い分けが必要な場合もあるため、一律の定型文のまま使わず、重要な取引先には個別に確認することが安心です。AIはあくまで下書き作成の支援ツールとして使い、日付・連絡先の確認と重要な判断は人が行うことが重要です。

効果・まとめ

年末年始休業案内文の作成をAIに任せれば、休業期間や連絡先などの情報を伝えるだけで丁寧で漏れのない文面のたたき台を短時間で作成できるのが最大のメリットです。特に、取引先リストを活用してテンプレート化すれば、毎年の作成時間削減効果も早く実感できます。ただし、AIは実際の休業期間や連絡先を知らないため、日付・連絡先などの数字・事実関係の確認は人が行う必要があります。AIを「苦手な下書き作成の一歩目」として使い、正確性の確認と取引先ごとの配慮は人が担う——この役割分担を意識すれば、休業案内文作成はAI活用の良い第一歩となるはずです。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「取引先向け年末年始休業案内文作成をAIで効率化」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【取引先向け年末年始休業案内文作成をAIで効率化（サンプル）】

件名：取引先向け年末年始休業案内文作成をAIで効率化について

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。