引き継ぎ資料が「業務名とファイルの場所」だけでは、後任者は例外が起きるたびに止まります。AIは情報をゼロから作るのではなく、担当者の頭の中にある判断基準や注意点を質問で引き出し、構造化する用途に向いています。

引き継ぐべき7項目

1. 業務の目的と完了条件
2. 実施時期・頻度・締切
3. 入力情報と成果物
4. 標準手順と保存場所
5. 判断基準と承認者
6. 例外・失敗例・復旧方法
7. 関係者と未完了案件

AIに質問させるプロンプト

私は［業務名］の引き継ぎ資料を作成します。
後任者が一人で実行できる資料にするため、必要な質問を1問ずつしてください。
目的、締切、入力情報、手順、判断基準、例外対応、関係者、未完了案件を確認後、
「業務概要／手順／判断基準／トラブル対応／連絡先／チェックリスト」の順に整理してください。
不明な内容は推測せず「要確認」としてください。

記載例（架空）

「毎月データを確認する」ではなく、次の粒度まで落とします。

毎月第2営業日の12時までに前月分CSVを取得する。件数が前月比で大きく変動した場合は、抽出条件と元データの更新日を確認し、判断せず担当課長へ報告する。

よくある失敗

• 正常時の操作だけを書き、例外時の連絡先がない
• 「適宜」「必要に応じて」など判断基準が曖昧
• 個人のメールボックスや端末だけに資料がある
• 後任者に実演してもらわず、説明だけで完了する

最後に後任者へ一度作業してもらい、「資料だけで止まった箇所」を追記します。AIで文章を整えるより、判断と例外を言語化することが引き継ぎの質を左右します。

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