異動や退職が決まってから慌てて引き継ぎ資料を作り、結局は口頭説明頼みになってしまった経験はないでしょうか。引き継ぎ資料の作成は、業務が属人化しているほど後回しにされがちで、限られた時間の中で網羅性を確保するのが難しい仕事です。ここにAIを活用すると、抜け漏れの少ない資料を短時間で形にできます。

なぜこの業務から始めるべきか

引き継ぎ資料は「誰が読んでも同じ動きができる」ことが目的ですが、担当者本人は無意識に行っている作業ほど書き漏らしがちです。AIに構成のたたき台を作らせれば、抜け落ちやすい項目（例外対応、関係者の連絡先、判断基準など）を洗い出すきっかけになります。属人化の解消という経営課題にも直結するテーマです。

具体的な手順

①自分の業務を箇条書きでよいので棚卸しする（頻度・所要時間も添える）

②AIに棚卸しメモを渡し、引き継ぎ資料の構成案（項目立て）を作らせる

③構成案に沿って、Q&A形式で「よくあるつまずき」や判断基準を肉付けする

④後任者になったつもりで読み返し、説明不足の箇所をAIに補足させる

⑤上長にレビューを依頼し、機密情報の取り扱いを最終確認する

つまずきやすい点

AIは一般的な業務フローで空欄を埋めてしまうため、自社独自のルールや例外対応が抜け落ちやすい点に注意が必要です。また取引先情報や人事評価に関わる内容など、機密性の高い情報をそのままAIに入力しないよう、入力前に匿名化・要約する運用ルールを決めておくことが欠かせません。

効果・まとめ

引き継ぎ資料の作成時間を圧縮できるだけでなく、項目の抜け漏れが減ることで後任者からの問い合わせも減少します。属人化した業務ほど効果が大きいため、退職・異動が決まってからではなく、日頃から少しずつAIで整理しておくと安心です。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「異動・退職時の引き継ぎ資料作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【異動・退職時の引き継ぎ資料作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：異動・退職時の引き継ぎ資料作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。