AIは役割分担のたたき台を作れますが、人事上の責任や権限を決めるのは管理者です。実際の業務と権限を入力し、メンバーと確認して完成させます。

今回の架空ケース

社内に「業務改善チーム」を新設し、責任者、現場担当、IT担当、管理部の4者で申請業務の改善を進めます。

先に作る業務一覧

• 現状ヒアリング
• 課題整理
• 改善案作成
• システム設定
• 現場テスト
• 導入判断
• 社内告知
• 導入後の問い合わせ対応
• 効果測定

役職から考えるのではなく、必要な業務を先に並べます。

RACIの考え方

• R：実行する人
• A：最終責任を持つ人
• C：事前に相談する人
• I：決定後に共有する人

プロンプト

以下の情報から、新設チームのRACI形式の役割分担表を作ってください。行に業務、列に役割を置き、各業務のR・A・C・Iを提案してください。Aは原則一人、Rがいない業務とRが多すぎる業務を別に指摘してください。判断できない箇所は推測せず「要確認」としてください。
チーム目的：申請業務の処理時間を減らす
役割：責任者、現場担当、IT担当、管理部
各役割の権限：（ここに記載）
業務一覧：（ここに記載）

AIへ追加で確認させる質問

• 最終責任者が複数になっている業務はあるか
• 実行担当がいない業務はあるか
• 一人へ集中しすぎている役割はあるか
• 承認と実行を分ける必要がある業務はどれか
• 障害や休暇時の代理担当が必要な業務はどれか

失敗例

メンバー名と肩書だけをAIへ渡すと、一般的な職務イメージから役割を推測します。実際の権限と異なる表ができるため、業務内容、決裁権、対応可能な時間を入力します。

また、表を管理職だけで確定すると、現場の細かな作業が抜けます。たたき台を見ながら「この前後に誰が何をしているか」をメンバーへ確認します。

完成前の確認表

• すべての業務に実行担当がいるか
• 最終責任者が明確か
• 決裁権と表が一致しているか
• 代理担当と引き継ぎ方法があるか
• 役割変更時の更新者を決めたか
• 個人情報や機密情報を外部AIへ入力していないか

まとめ

役割分担は、肩書ではなく業務と意思決定から設計します。AIで業務一覧とRACI表のたたき台を作り、担当漏れ・重複・負荷集中を確認したうえで、チームとの対話で確定してください。

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