サービスや製品に新機能を追加しても、顧客への案内文が後回しになり、気づけば「知る人ぞ知る機能」のまま埋もれていく——そんな経験はないでしょうか。案内文の作成は地味な作業ですが、顧客満足度や解約防止に直結します。本記事では、AIを使って新機能案内文を効率よく作成する手順と、導入時に陥りやすい失敗を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

新機能案内は「重要だが緊急ではない」業務の代表格です。開発や営業対応に追われるうちに後回しになり、結果として顧客が機能に気づかず活用されない、という機会損失が生まれます。また、案内文には「何が変わったか」「顧客にとって何が嬉しいか」「操作方法」という定型的な要素が多く、AIとの相性が良い業務でもあります。フォーマットさえ決めてしまえば、機能追加のたびにゼロから文章を考える必要がなくなります。

具体的な手順

①社内向けの機能仕様メモ(開発チームの共有事項やリリースノート)をそのままAIに読み込ませる

②「顧客向けに、専門用語を使わず、変更点・メリット・操作方法の3点で案内文を作成してください」と指示する

③生成された文章の中で、事実と異なる説明(AIが仕様を誤解している箇所)がないか、必ず担当者が照合する

④トーンを既存のメールマガジンや案内文に合わせて微調整する

⑤過去の案内文をAIに読み込ませておくと、文体の一貫性が保ちやすくなる

つまずきやすい点

AIは仕様書の記述が曖昧だと、機能の効果を誇張したり、対応環境を誤って記載したりすることがあります。「使えるようになりました」と書かれていても、実際は一部プランのみの対応だった、というミスは実際によく起こります。生成した文章をそのまま送信せず、必ず開発担当者か仕様に詳しい人がファクトチェックする工程を挟むことが欠かせません。また、専門用語を使わないよう指示しても、業界特有の言い回しがそのまま残ることがあるため、非エンジニアが読んで理解できるか確認する視点も必要です。

効果・まとめ

ある程度型が固まれば、案内文作成にかかる時間は大幅に短縮できます。何より「機能を作ったのに知らせていない」状態がなくなり、顧客が機能を活用しやすくなることで、解約防止や満足度向上にもつながります。まずは直近リリースした機能の案内文からAIで作成してみて、自社に合ったプロンプトの型を見つけることから始めてみてください。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「顧客向け新機能・アップデート案内文の作成をAIで効率化」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【顧客向け新機能・アップデート案内文の作成をAIで効率化（サンプル）】

件名：顧客向け新機能・アップデート案内文の作成をAIで効率化について

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。