社内アンケートを実施したものの、自由記述欄の回答が多すぎて読み込むだけで一日が終わってしまった経験はないでしょうか。社内アンケートの集計は組織改善の材料になる大切な作業ですが、件数が多いほど分析に時間がかかる業務です。今回は、社内アンケートの自由記述集計にAIを取り入れる具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

社内アンケートの集計は、回答という参照可能なテキストデータがある、意見の傾向をある程度分類できる、最終的な施策判断は必ず人が行うため誤りが即座に大きな問題にならない、という条件がそろっています。企画立案のように新しい発想を生み出す業務と違い、AIに任せるのは「回答内容をもとにした傾向分類・要約作成」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。担当者がAIの分類結果を確認する体制さえ作れば、リスクを抑えながら集計の手間を減らせます。

具体的な手順

①自由記述欄の回答データをテキストとしてAIに読み込ませる。

②AIに意見の傾向ごとに分類させ、代表的な意見を要約させる。

③分類結果を担当者が確認し、実態と異なる分類がないか確認する。

④実際に見つかった誤分類のパターンを記録し、次回集計の材料にする。

⑤アンケートの設問内容が変わるたびに、分類の基準をAIとともに見直す。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIが分類した結果をそのまま報告に使ってしまうことです。皮肉や婉曲的な表現を含む回答を、AIが額面通りに分類してしまうことがあります。実際に、遠回しな不満の意見をAIが「肯定的な意見」と分類してしまい、報告内容が実態とずれかけたケースもありました。AIは「一次分類係」であり「施策判断の最終責任者」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、設問の意図が回答者に伝わっていないと、AIの分類精度自体が落ちる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

自由記述の回答を整理したうえでAIに分類・要約を任せる体制にしたところ、担当者は回答を一件ずつ読み込むのではなく、傾向を確認して報告書に反映するだけで済むようになり、集計にかかる時間を減らせたという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「傾向分類・要約まで」とし、施策への反映判断は必ず人が行うという線引きを崩さないことです。社内アンケートの自由記述集計は、回答という参照可能なデータがあるからこそAI活用の効果を確かめやすい業務だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内アンケートの自由記述集計をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内アンケートの自由記述集計をAIに任せる（サンプル）】

件名：社内アンケートの自由記述集計をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。