忘年会や歓送迎会、社内懇親会の幹事を任されると、企画から案内文の作成、会場探しの条件整理まで、慣れない業務に時間を取られてしまいます。AIに骨子作りを手伝ってもらえれば、幹事の負担をぐっと軽くできます。

なぜこの業務から始めるべきか

社内イベントの幹事業務は毎回担当者が変わることが多く、ノウハウが引き継がれにくいという特徴があります。企画の型や案内文の文面をAIに相談しながら作れるようにしておけば、経験の有無に関わらず一定の水準で準備を進められるようになります。

具体的な手順

①イベントの目的（歓迎・送別・慰労など）、人数、予算感、希望日程をAIに伝える

②その条件に合う会場探しの条件（駅からの距離、個室有無、予算幅など）を整理してもらう

③参加者向けの案内文（日時・場所・会費・締め切り）の下書きを作成してもらう

④社内の雰囲気や過去の案内文の言い回しに合わせて、AIの下書きを調整する

⑤出欠確認や当日のタイムスケジュールの叩き台も合わせて作成してもらう

つまずきやすい点

AIは一般的なイベント企画のパターンは提案できますが、実際の会場の空き状況や最新の料金、社内の慣習（席順や乾杯の挨拶を誰に頼むかなど）までは把握していません。提案をそのまま実行に移すのではなく、事実確認が必要な部分を洗い出してから動くことが大切です。また、案内文の口調が社風に合わず浮いてしまうこともあるため、過去の案内文を参考として渡すと精度が上がります。

効果・まとめ

企画の骨子や案内文の下書きにかかる時間を減らせることで、幹事は会場との調整や当日の運営など、人でなければできない部分に時間を割けるようになります。経験の浅い担当者でも一定水準の準備がしやすくなる点も見逃せない効果です。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内イベントの企画書・案内文作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内イベントの企画書・案内文作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：社内イベントの企画書・案内文作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。