長期休暇や出張から戻ると、社内チャットに数百件の未読が溜まっている。上から順に読んでいるうちに午前中が終わってしまう。こうした経験がある方には、未読メッセージの要約をAIに任せる方法をおすすめします。全部読まなくても、何が起きたかを把握できる仕組みを作る話です。

なぜこの業務から始めるべきか

チャットの未読消化は、緊急性は低いのに時間だけを奪う典型的な業務です。しかも「読んだつもり」で重要な決定事項を見逃すリスクもあります。AIによる要約は、大量のテキストを扱うのが得意という特性がそのまま活きる業務であり、導入のハードルも比較的低いのが特長です。まずは自分ひとりのチャンネルから始められる点も、他のAI活用より着手しやすい理由です。

具体的な手順

①未読のチャンネルごとに、メッセージ本文をコピーしてAIに渡す（チャットツールのエクスポート機能が使える場合はそちらを活用する）

②「決定事項」「自分への依頼・確認事項」「単なる雑談・共有」の3種類に分けて要約させる

③自分宛のメンションや依頼については、期限や依頼者がわかる形で一覧化させる

④要約だけで判断がつかない話題は、元のメッセージへのリンクや投稿者名を残してもらい、あとで本文を確認できるようにする

⑤重要度が高いと判断された項目から順に対応し、雑談扱いのものは流し読みで済ませる

つまずきやすい点

チャットのやり取りには社外の個人情報や取引先の内部情報が含まれることが多く、外部のAIサービスにそのまま貼り付けるのは情報漏えいのリスクがあります。会社が許可しているツールやプランを使う、機密情報は要約対象から外すといった社内ルールを事前に決めておくことが欠かせません。またAIは「盛り上がった話題」を重要と判断しがちですが、静かに一言だけ書かれた重大な報告を見落とすこともあります。要約はあくまで一次フィルターとして使い、少しでも気になる項目は原文を確認する習慣を残しておきましょう。

効果・まとめ

未読を全部読む代わりに要約から入ることで、休み明けの情報キャッチアップにかかる時間は大幅に短縮できます。実際に試したチームでは、復帰後のキャッチアップ時間が半分近くになったという報告もありました。「全部読む」から「必要なところだけ読む」への発想の転換が、この取り組みの本質です。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内チャットの未読スレッド要約をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内チャットの未読スレッド要約をAIに任せる（サンプル）】

件名：社内チャットの未読スレッド要約をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。