「あの手順、マニュアルのどこに書いてあったっけ?」と聞かれるたびに、ベテラン社員の手が止まる会社は少なくありません。社内マニュアルは作成しただけでは活用されず、検索性の低さが形骸化の一番の原因です。今回は、既存のマニュアルをAIに読み込ませて「聞けば答えが返ってくる」状態にする具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

社内マニュアルの検索性向上は、既に存在する文書を活用するだけで新規作成の手間がない、検索対象が社内文書に限定されるため誤情報のリスクを抑えやすい、使う側は質問するだけでよく導入のハードルが低い、という条件がそろっています。文書作成のように新しい文章を生成させる業務と違い、AIに任せるのは「既存文書からの検索・要約」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。情報システム担当者が数本のマニュアルで検証してから展開すれば、リスクを抑えながら問い合わせ対応の負担を減らせます。

具体的な手順

①社内マニュアル・規程・手順書をPDFやWordなど電子データの形でまとめ、AIに読み込ませられる状態にする。

②社員が実際によく聞く質問を10〜20個ほど集め、想定質問リストを作る。

③想定質問をAIに投げかけ、マニュアルの該当箇所を根拠として示させながら回答させる。

④回答が的外れだった質問や、マニュアル自体の記載が古い・不足している箇所を洗い出す。

⑤月に一度、マニュアルの更新と合わせてAIへの読み込みデータも差し替える。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIの回答をそのまま社内周知してしまうことです。マニュアルの記載が古いまま更新されていないと、AIはその古い情報を正しい手順として自信满々に答えてしまいます。実際に、すでに廃止された申請フォームをAIが案内し続け、現場が混乱したケースもありました。AIは「マニュアルの中身を探して要約する係」であって「手順の正しさを保証する係」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、マニュアルの記載が曖昧なまま導入すると、AIの回答自体もあいまいになる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

想定質問での検証を重ねたうえでAIに一次回答を任せる体制にしたところ、情報システム担当者への問い合わせ件数が減り、社員も必要な情報にすぐたどり着けるようになったという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「マニュアルの検索・要約まで」とし、マニュアル自体の正確性を保つ責任は引き続き人が持つという線引きを崩さないことです。社内マニュアルの検索性向上は、既存の資産を活かせるからこそ着手しやすい、地に足のついたAI活用の入り口だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内マニュアルが「探せない」を解消する」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内マニュアルが「探せない」を解消する（サンプル）】

件名：社内マニュアルが「探せない」を解消するについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。