社内公募制度や定期的な異動希望調査を実施している会社では、集まった回答用紙やアンケート結果を人事担当者が手作業で集計し、疲弊してしまうことがあります。今回は、社員から集めた異動希望・キャリア希望の回答をAIにとりまとめてもらう方法を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

異動希望調査は社員の本音を拾える貴重な機会ですが、自由記述の回答が多いと集計だけで日数がかかり、結果の活用が後回しになりがちです。集計に時間を取られすぎると、せっかく集めた声を配置転換の検討に生かすタイミングを逃してしまいます。

具体的な手順

①調査の目的(部署異動の希望把握か、将来のキャリア志向の把握かなど)をAIに伝える
②集まった回答(部署名や自由記述コメント)をAIに渡し、希望部署別・理由別に分類してもらう
③複数の社員から共通して挙がっている希望や不満があれば、傾向としてまとめてもらう
④人事担当者が経営層に報告しやすいよう、要点を整理したサマリーの形にしてもらう
⑤個人が特定される内容は集計段階でぼかすなど、扱い方を人事担当者が確認する

つまずきやすい点

異動希望調査の回答には人間関係や評価への不満など、機微な内容が含まれることがあります。AIに入力する際は個人が特定される固有名詞をできるだけ避け、集計後の共有範囲も人事担当者内に限定するなど、情報の扱いに注意が必要です。また、AIによる分類はあくまで目安であり、最終的な配置転換の判断は必ず人が行ってください。

効果・まとめ

集計作業が効率化されることで、異動希望調査の結果をより早く配置転換の検討に生かせるようになります。社員の声が埋もれずに経営判断に届く仕組みをつくることが、制度そのものの信頼にもつながります。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内公募・異動希望調査のとりまとめをAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内公募・異動希望調査のとりまとめをAIに任せる（サンプル）】

件名：社内公募・異動希望調査のとりまとめをAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。