月1回の社内報やニュースレターの担当になった途端、「今月のネタが思いつかない」「書き始めるまでに時間がかかる」と悩む担当者は多い。ネタ出しから記事の下書きまでをAIと一緒に進める流れを作っておくと、発行のたびに感じていた重さがかなり軽くなる。

なぜこの業務から始めるべきか

社内報は締め切りが毎月・毎号決まっている定型業務でありながら、内容の自由度が高く「白紙から考える」負担が大きい。AIにたたき台を作らせて手を加えるスタイルに変えるだけで、着手までのハードルを大きく下げられる。

具体的な手順

①今月あった出来事(新入社員、イベント、表彰、新商品など)を箇条書きでAIに伝える
②「これらの中から社内報向けの記事テーマを３つ提案してください」と依頼し、社内の関心が高そうなものを選ぶ
③選んだテーマについて、見出し案と本文構成(リード文・本文・まとめ)をAIに作らせる
④実際にあった具体的なエピソードや発言、数字を自分で書き加え、社内の人にしか分からない固有名詞を補う
⑤読み手の立場(現場社員・管理職など)に合わせて、AIに文章のトーンを調整してもらう

つまずきやすい点

AIが作る文章はどうしても一般的で当たり障りのない表現になりがちで、そのまま載せると「よそよそしい社内報」になってしまう。実際の社員の声や写真、具体的なエピソードを必ず加えることで、社内報らしい温度感を保つ必要がある。

効果・まとめ

ネタ出しから下書きまでの時間が大幅に短縮され、担当者が変わっても一定の質を保ちやすくなった、という声がある。AIに「書く」部分を任せ、人は「社内ならではの温度感を足す」部分に集中する、という役割分担が社内報作りには向いている。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内報・ニュースレター記事の作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内報・ニュースレター記事の作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：社内報・ニュースレター記事の作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。