業務改善のアイデアを社員から募る「社内提案制度」を作っても、応募シートの項目が書きにくく、結局誰も出さないまま形だけの制度になっているケースをよく見かけます。今回は、社員が気軽に書ける応募シートの作成をAIに任せる方法を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

良い提案制度でも、シートの記入項目が「現状分析」「効果試算」など難しすぎると、現場の社員は身構えて書かなくなります。逆に自由記述だけだと審査する側が比較しづらくなります。ちょうどよい書きやすさと審査のしやすさのバランスを取ったシート作りに、AIの下書きは役立ちます。

具体的な手順

①提案制度の目的(コスト削減、業務効率化、顧客満足向上など)をAIに伝える

②「困っていること」「こうなったらいいと思うこと」など、答えやすい質問文の案を出してもらう

③審査担当者が比較しやすいよう、効果の見込みを選択式で答えられる項目を加えてもらう

④実際に社員数名に試し書きしてもらい、書きにくい項目がないか確認する

⑤フィードバックをもとに項目数や言葉遣いを調整し、正式なシートとして展開する

つまずきやすい点

AIが作る質問文はやや硬い表現になりがちで、そのまま使うと結局「書きにくいシート」に逆戻りしてしまいます。必ず現場の社員に試し書きしてもらい、実際の反応を見てから調整するステップを入れてください。また、匿名での応募を認めるかどうかは制度設計上の重要な判断であり、AIに任せず経営層が方針を決める必要があります。

効果・まとめ

書きやすいシートに変えるだけで、応募件数が増えたという声はよく聞かれます。シートの型ができたら、四半期に一度など定期的に見直し、社員の声を反映し続けることが制度を形だけにしないコツです。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは人事・総務部門で社内提案制度を運営する担当者です。社員が気軽に書ける「社内提案制度 応募シート」のフォーマットを作成してください。

条件：
・記入項目は5〜6項目程度で、専門知識がなくても書けるやさしい言葉にする
・「現状の困りごと」「改善のアイデア」「期待できる効果」を必ず含める
・効果の見込みは選択式（大きい／中くらい／小さい）でも回答できるようにする
・所要時間は5分程度で書き終えられる分量にする
・提案制度の目的は「[ここに目的を記入：例）業務効率化、コスト削減など]」です

AIへの入力例

今回は、提案制度の目的欄に「日々の業務の中にある”ちょっとした無駄”をなくし、業務効率化につなげること」と具体的に入力して試しました。

AIが作った回答例

【社内提案シート】
提出日：　　年　　月　　日　　部署名：　　　　　　氏名（匿名可）：

1. 困っていること・気になっていることを教えてください
（例：〇〇の作業に毎回時間がかかる、△△の手順がわかりにくい　など）


2. どうなったらいいと思いますか？（改善のアイデア）


3. その改善によって、どんな効果が期待できますか？
□ 大きい（多くの人・多くの場面で効果がありそう）
□ 中くらい（一部の業務や部署で効果がありそう）
□ 小さい（自分の作業が少し楽になる程度）

4. すぐに始められそうですか？
□ すぐにできそう　□ 少し準備が必要　□ 大掛かりな検討が必要

5. その他、伝えておきたいことがあれば自由にご記入ください

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：「現状分析」「原因の特定」「改善施策の立案」「期待効果の定量的試算」など、やや硬めの項目名で構成されていました。

修正後（社員数名に試し書きしてもらい調整後）：「困っていること」「どうなったらいいか」といった話し言葉に近い表現に変更し、選択式の項目を加えて数分で書き終えられる分量に短縮しました。

使う際の注意点

AIが作る質問文はやや硬い表現になりがちなので、そのまま公開せず、実際に社員数名に試し書きしてもらってから正式版にしてください。匿名応募を認めるかどうかなど制度設計に関わる判断はAIに委ねず、必ず経営層・人事部門で決定するようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみて驚いたのは、項目名を提案してくれるだけでなく、「選択式にすると書きやすくなりますよ」というような、地味だけど効果の大きい工夫まで一緒に提案してくれた点です。自分だけで考えていたら、つい「現状分析」のような硬い言葉を使ってしまっていたと思います。ただし、AIの一次案をそのまま出すと社員には響かないので、最低でも一度は同僚に見てもらう工程は省かないほうがいいと感じました。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから項目を考えて社内でたたき台を作ると、通常は下書き〜たたき台完成までに1〜2時間程度かかっていました。AIに骨子を作ってもらうことで、たたき台の完成までが15分ほどに短縮できました（体感で約80％の時間短縮）。もちろん、その後の社内調整・試し書きの時間は別途必要です。