社内表彰や永年勤続のお祝い、プロジェクト達成の労いなど、メッセージを送る場面で「ありきたりな言葉しか浮かばない」と悩んだ経験はないでしょうか。お祝いメッセージは形式的になりすぎても軽すぎても伝わりにくく、意外と時間を取られる業務です。AIを使えば、相手や場面に合った言葉選びの下書きを効率よく作成できます。

なぜこの業務から始めるべきか

お祝いメッセージは頻度こそ多くないものの、担当者一人で複数人分をまとめて考える必要がある場面が多く、言葉のバリエーションが尽きやすい業務です。AIに複数パターンの下書きを作らせることで、一人ひとりに合わせた言葉を選びやすくなります。

具体的な手順

①お祝いの対象者、場面（表彰・永年勤続・プロジェクト達成など）、関係性を整理する

②AIに対象者の実績や特徴を伝え、複数パターンのメッセージ案を作らせる

③大げさすぎる表現や、事実と異なる実績の記載がないか確認する

④社内の慣習に合った言葉遣い（社風に合うカジュアルさ・フォーマルさ）に調整する

⑤対象者ならではのエピソードを人の手で一文加えて仕上げる

つまずきやすい点

AIは実績を誇張した表現を作りがちで、事実と異なる褒め方をしてしまうと、かえって白々しく受け取られることがあります。また同じ表現を複数人に使い回すと「使い回し感」が伝わってしまうため、必ず対象者固有のエピソードを加えることが欠かせません。表彰の場で読み上げる場合は、話し言葉として不自然でないかも確認が必要です。

効果・まとめ

メッセージ作成の時間が短縮されるだけでなく、複数パターンから選べることで、より対象者に合った言葉を届けやすくなります。AIの下書きに頼りきらず、固有のエピソードを添えて「浮つかない」お祝いに仕上げることが、このテーマで効果を出すポイントです。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内表彰・お祝いメッセージの文面作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内表彰・お祝いメッセージの文面作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：社内表彰・お祝いメッセージの文面作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。