法改正や制度変更のたびに就業規則や社内規程を改定しても、従業員に内容が正しく伝わらなければ形骸化してしまいます。「新旧対照表を配っただけで終わっている」という会社は少なくありません。AIを使えば、専門的な規程文を従業員にわかりやすい言葉に変換した解説資料を効率よく作成できます。

なぜこの業務から始めるべきか

規程改定は頻度が高い一方、担当者は改定内容を「翻訳」して伝える作業に時間を取られがちです。変更点の抽出とやさしい言葉への言い換えは、AIが比較的得意とする作業であり、担当者は内容の正確性チェックに専念できるようになります。

具体的な手順

①改定前と改定後の規程を並べ、変更箇所をAIに抽出させる

②抽出した変更点をもとに、従業員向けの平易な言葉で解説文を作らせる

③「対象者」「いつから適用されるか」「何をすればよいか」を明確にした構成に整える

④社会保険労務士や法務担当など専門家に内容の正確性を確認してもらう

⑤イントラネットや朝礼などで周知し、質問を受け付ける窓口を明記する

つまずきやすい点

規程文は法的な正確性が求められるため、AIによる要約や言い換えの過程でニュアンスが変わってしまうリスクがあります。専門家によるチェックを省略すると、誤った解釈のまま社内に広まる恐れがあるため、この工程は必ず人が担う必要があります。またAIが変更点を見落とす、あるいは変更のない箇所まで変更点として拾ってしまうこともあるため、新旧対照表との突き合わせ確認は欠かせません。

効果・まとめ

解説資料の作成時間が短縮されるだけでなく、従業員にとって「読んでわかる」資料になることで、規程改定の実効性が高まります。専門家チェックという最終関門さえ守れば、周知業務の負担軽減に大きく貢献するテーマです。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内規程・就業規則の変更点解説資料作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内規程・就業規則の変更点解説資料作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：社内規程・就業規則の変更点解説資料作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。