稟議書で大切なのは、立派な表現よりも「なぜ必要か」「いくらかかるか」「何が変わるか」が短時間で分かることです。AIは情報整理と下書きに使い、金額や社内ルールは申請者が確認します。

この仕事でAIが役立つ範囲

• 背景・課題・申請内容を順序立てる
• 費用と期待効果を比較しやすくする
• 想定質問と回答案を作る
• 社内様式に合わせて文章量を調整する

作成前に用意する情報

• 申請の目的と現状の問題
• 候補、費用、契約期間、開始希望日
• 定量効果と定性効果
• 代替案と、実施しない場合の影響
• 承認者が重視する条件と社内規程

進め方

1. 事実と希望を分けて箇条書きにする
2. 社内の必須項目を確認する
3. AIで結論先行の下書きを作る
4. 費用対効果と代替案の根拠を追記する
5. 関係部署と数字を確認して申請する

そのまま使えるプロンプト

以下の情報から稟議書の下書きを作成してください。
【件名】
【現状と課題】
【申請内容】
【費用・期間】
【期待効果と根拠】
【代替案】
【実施しない場合の影響】

結論、背景、実施内容、費用、効果、リスクと対策の順に、簡潔にまとめてください。不明な数字は作らず「要確認」としてください。承認者から想定される質問を5つ付けてください。

失敗しやすいポイント

• 効果を根拠のない数字で大きく見せる
• 導入したい理由だけを書き、代替案を示さない
• 維持費、解約条件、担当者の工数を含めない

最終確認チェックリスト

• 総額、月額、税区分、契約期間が正しい
• 効果の計算根拠を説明できる
• 情報システム・法務・経理など必要部署に確認した
• 承認後の実施責任者と期限が決まっている

まとめ

AIで文章を整える前に、承認者が判断する材料をそろえることが重要です。事実、費用、効果、リスクを一つの流れにまとめましょう。