「この経費、本当に業務に必要だったの?」と後から聞き返すのは気まずいものです。経費精算のチェックは、月末になると申請データの山と格闘する定番業務ですが、実は生成AIとの相性が良い作業でもあります。今回は、経費精算チェックにAIを取り入れる際の具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

経費精算チェックは、社内規定という明確な判断基準がある、申請データという構造化しやすい情報を扱う、最終承認は必ず人間が行うため誤りが即座に外部に影響しない、という条件がそろっています。文章作成や議事録作成のように「自然な文章」を生成させる業務と違い、AIに任せるのは「規定との照合」という比較的シンプルな作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。経理担当者がAIチェックの結果を最終確認する体制さえ作れば、リスクを抑えながら業務時間を削減できます。

具体的な手順

①社内の経費精算規定（上限額、対象科目、必要な添付書類など）を箇条書きでまとめ、AIに読み込ませる「チェックリスト」を作る。

②申請された経費データ（日付・金額・科目・目的）をテキストやスプレッドシートの形でAIに渡し、規定と照らして「問題なさそうな申請」と「要確認の申請」に仕分けさせる。

③AIが「要確認」とした申請だけを経理担当者が目視でチェックする。

④実際に確認して分かった見落としや誤判定のパターンを記録し、チェックリストに反映する。

⑤月に一度、チェックリストの精度を見直し、判定基準をアップデートする。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIに「最終承認」まで任せてしまうことです。金額の桁の見間違いや、規定にない特殊なケース（出張先の急な宿泊変更など）を、AIは規定通りに機械的に判断してしまい、実態に合わない却下をしてしまうことがあります。実際に「規定の上限をわずかに超えただけの正当な出張費」を一律で「要確認」に振り分けてしまい、かえって確認作業が増えたケースもありました。AIは「一次仕分け係」であり「最終判断者」ではない、という位置づけを最初に決めておくことが重要です。また、社内規定があいまいなまま導入すると、AIの仕分け精度自体が上がらない点にも注意が必要です。

効果・まとめ

チェックリストを整備したうえでAIに一次仕分けを任せる体制にしたところ、経理担当者は全件を目視するのではなく「要確認」に絞って確認できるようになり、月末の処理時間を大きく圧縮できたという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「仕分けまで」とし、最終判断は必ず人が行うという線引きを崩さないことです。経費精算チェックは、明確なルールがあるからこそAI活用の効果を検証しやすい、地に足のついた業務だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「経費精算のチェックをAIに手伝わせる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【経費精算のチェックをAIに手伝わせる（サンプル）】

件名：経費精算のチェックをAIに手伝わせるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。