「桁が一つ違う」「型番が古いまま」ーー見積書や提案書の送付後にミスが見つかり、冷や汗をかいた経験はないでしょうか。内容のチェックは重要な割に、担当者の目視だけに頼りがちな業務です。今回は、見積書・提案書のダブルチェックにAIを取り入れる具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

見積書・提案書のチェックは、社内の価格表・仕様書という参照可能な正解データがある、チェック項目がある程度定型化できる、最終送信の判断は必ず人が行うため誤りが即座に外部に影響しない、という条件がそろっています。文章作成のように自由な文章を生成させる業務と違い、AIに任せるのは「記載内容と参照データの突合」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。担当者がAIのチェック結果を最終確認する体制さえ作れば、リスクを抑えながら見落としを減らせます。

具体的な手順

①最新の価格表・仕様書・過去の見積フォーマットをAIに読み込ませる。

②送付前の見積書・提案書をAIに渡し、価格表との金額の相違や型番・仕様の不一致がないか照合させる。

③AIが指摘した箇所を担当者が目視で確認する。

④実際に見つかった誤りのパターンを記録し、チェック項目に追加する。

⑤月に一度、価格表の更新とあわせてAIに読み込ませるデータも差し替える。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIのチェック結果を「問題なし」だからと信頼しきってしまうことです。AIは参照データに存在しない新商品や特殊条件の見積もりを正しく照合できず、見逃してしまうことがあります。実際に、キャンペーン価格が適用された特別見積もりを「価格表と不一致」と誤って指摘し、担当者が混乱したケースもありました。AIは「照合・指摘係」であり「最終承認者」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、価格表自体が更新されていないと、AIのチェック精度自体が落ちる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

価格表を整備したうえでAIに一次チェックを任せる体制にしたところ、担当者は全項目を一から確認するのではなく、AIが指摘した箇所を中心に確認できるようになり、チェックにかかる時間を減らせたという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「照合・指摘まで」とし、最終送信の判断は必ず人が行うという線引きを崩さないことです。見積書・提案書のチェックは、参照データがあるからこそAI活用の効果を確かめやすい業務だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「見積書・提案書のダブルチェックにAIを使う」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【見積書・提案書のダブルチェックにAIを使う（サンプル）】

件名：見積書・提案書のダブルチェックにAIを使うについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。