見積書、請求書、発注書、経費精算、支払い照合、督促状は、数字と条件の正確さが最優先です。AIは項目整理や文章作成、チェック観点の提示に役立ちますが、会計システムや原本の代わりにはなりません。

AIが支援できる業務

• 見積書の項目と備考欄のたたき台
• 見積書・提案書の表記漏れチェック
• 請求書発行前の必要項目確認
• 請求書と発注・検収データの照合観点整理
• 発注書・注文書の記載項目作成
• 経費精算の確認ルールへの当てはめ
• 支払期限を過ぎた取引先への督促文

共通して確認する項目

• 会社名、登録番号、宛名、発行日、支払期限
• 品目、数量、単価、税率、税額、合計額
• 見積有効期限、納期、支払条件、振込先
• 発注番号、請求番号、検収日との対応
• 値引き、送料、源泉徴収、端数処理

文書チェック用プロンプト

以下の書類を、チェックルールと照合してください。
【書類の種類】見積書／請求書／発注書／経費申請
【チェックルール】
【書類データ】

出力：
・一致している項目
・不一致または不足している項目
・人が原本で確認すべき項目
・修正案

金額を推測で補わず、計算式と検算結果を分けて示してください。

督促文のプロンプト

支払期限を過ぎた取引先への確認メールを作成してください。
【請求番号】
【請求額】
【支払期限】
【これまでの連絡】
【確認してほしい期限】
【担当窓口】

行き違いへの配慮を入れ、責める表現を避けてください。件名、本文、再確認用の短い文面を作成してください。

安全に使うための注意点

• 口座番号、カード情報、個人名などを許可なく外部AIへ入力しない
• AIの合計額ではなく表計算や会計システムで再計算する
• 税率、インボイス要件、保存要件は最新の公式情報で確認する
• 送信先と添付ファイルを必ず目視確認する
• 高額、例外、契約変更を伴う案件は承認者へ回す

最終確認表

• 原本・契約・発注・検収の数字が一致している
• 税区分と端数処理が正しい
• 日付、期限、振込先が最新である
• 重複請求・二重払い・発行漏れがない
• 督促の履歴と相手の回答を記録した

まとめ

AIには、漏れを見つけるための第二の視点を任せます。金額、税務、口座、取引条件は必ず正式な原本とシステムで確認し、承認手順を省略しないことが重要です。