議事録を共有しても、次の会議まで作業が進んでいないことがあります。議事録に「検討する」「確認する」とだけ書かれ、誰が、いつまでに、何をもって完了とするかが決まっていないためです。

生成AIを使えば、長い会議メモから行動に関する記述を拾い出せます。ただし、AIは会話の流れから担当者や期限を推測することがあるため、不明な項目を空欄にせず「未定」と表示させます。

今回の架空の会議メモ

新サービス案内の準備会議

A：案内文は今週中に初稿を作ります。
B：対象者リストは営業部に確認します。期限はまだ決めていません。
C：Web掲載日は10月15日を予定。法務確認が終われば確定します。
A：案内文はBさんにも確認してもらいたいです。
B：来週月曜なら確認できます。
管理者：次回会議で、対象者数と掲載日を確定しましょう。
次回会議は9月18日。

実在の会議内容ではありません。

コピーして使えるプロンプト

以下の会議メモから、実行が必要なToDoを抽出してください。

【出力項目】
1. ToDo
2. 担当者
3. 期限
4. 完了条件
5. 前提・依存する作業
6. 不明点

【ルール】
・担当者や期限を推測しない
・決まっていない項目は「未定」と書く
・「確認する」「検討する」は、確認対象が分かるよう具体化する
・予定と決定を分ける
・会議での意見をToDoに変えない

【会議メモ】
（ここに匿名化したメモを貼る）

抽出結果の例

AIの初回出力で注意する点

AIは「今週中」を金曜日の日付へ変換したり、話題を出した人を担当者と判断したりすることがあります。自然な補完に見えても、会議で合意していなければ事実ではありません。

誤った例

法務確認：担当C、期限9月18日

元のメモには、法務確認の担当者も期限も書かれていません。

修正指示

元のメモに明記されていない担当者と期限をすべて「未定」に戻してください。
未定のままでは作業が止まる項目を「次回までに決めること」として別表にしてください。

ToDoとして残すための4条件

1. 行動が具体的である
2. 担当者がいる
3. 期限がある
4. 完了したか判断できる

不足する項目があれば、議事録作成者が会議終了前または共有前に確認します。

機密情報の扱い

議事録には人名、顧客情報、社内の意思決定が含まれます。会社で認められたAI環境を使い、認められていない場合は、人物・会社名・金額などを仮名や抽象表現へ置き換えます。

まとめ

AIによるToDo抽出は、議事録を短くする作業ではなく、次の行動を明確にする作業です。担当者、期限、完了条件を表にし、AIが推測した部分を「未定」へ戻すことで、会議後の抜け漏れを減らせます。

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