会議が終わった直後は「誰が何をいつまでにやるか」を全員が把握しているつもりでも、翌週には記憶があいまいになり、結局担当者に催促の連絡をすることになる。議事録は作ったが、そこからタスクを拾い出す作業は誰もやりたがらない――そんな職場は多い。この「議事録→タスク化」の工程をAIに任せると、会議の生産性が目に見えて変わる。

なぜこの業務から始めるべきか

議事録自体はすでにテキストとして手元にあることが多く、新しく情報を集める必要がない。既存の文章から「決定事項」「担当者」「期限」を抜き出すという、AIが得意とする整理作業に絞れるため、導入の負担が小さく、効果もすぐに実感できる。

具体的な手順

①会議終了後、議事録(箇条書きのメモ程度でよい)をそのままAIに渡す
②「この議事録から、タスク・担当者・期限が分かるものを表形式で抜き出してください。担当者や期限が書かれていない場合は「未定」としてください」と依頼する
③出てきた一覧を、会議に出ていた人が5分程度で確認し、抜け漏れや誤りを直す
④「未定」になっている項目は、その場でチャットや口頭で担当者と期限を確認して埋める
⑤確定したタスク一覧を、チームで使っているタスク管理ツールやチャットに共有する

つまずきやすい点

議事録の書き方が人によってバラバラだと、AIが「決定事項」と「単なる意見」を混同してしまうことがある。特に「〜した方がいいかもしれない」のような曖昧な発言を、確定タスクとして拾ってしまうケースには注意したい。抽出結果は必ず人が最終確認し、そのまま鵜呑みにしないことが重要。

効果・まとめ

議事録からタスク一覧を作る作業を自動化しただけで、会議後のフォローアップ漏れが大きく減ったという声は多い。「議事録を書く」ことと「タスクを拾う」ことを分けて考え、後者をAIに任せることが、会議を「やりっぱなし」にしないための現実的な一歩になる。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「議事録からのToDo抽出をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【議事録からのToDo抽出をAIに任せる（サンプル）】

件名：議事録からのToDo抽出をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。