会議でAIを使うとき、単に録音データを要約させるだけでは十分ではありません。会議前にゴールと論点を決め、会議中の発言を記録し、会議後に決定事項・担当者・期限へ変換して初めて、実務で使える記録になります。

この記事では、アジェンダ作成、動画・音声の文字起こし、議事録、意思決定ログ、ToDo抽出を一つの流れとして整理します。AIに任せる範囲と、人が確認すべき点もあわせて紹介します。

AIを使った会議記録の全体像

1. 会議の目的と終了条件を決める
2. 論点と時間配分を含むアジェンダを作る
3. 参加者の同意を得て音声・動画・メモを記録する
4. AIで文字起こしと一次要約を作る
5. 決定事項、保留事項、ToDo、担当者、期限を分ける
6. 事実とニュアンスを人が確認して共有する

会議前：アジェンダを作る

アジェンダには、議題だけでなく「この会議で何を決めるか」「誰が判断するか」「何分使うか」を入れます。情報共有だけの項目と、意思決定が必要な項目を分けると、時間を使う場所が明確になります。

次の条件で会議アジェンダを作ってください。
会議名：[名称]
目的：[何のための会議か]
終了時に決めたいこと：[決定事項]
参加者と役割：[参加者／意思決定者]
所要時間：[分]
事前資料：[資料名]
議題：[候補]

各議題を「目的／担当者／時間／期待する結論」に分け、
最後に未決事項を扱う時間を5分確保してください。

会議中：文字起こしの前に確認すること

録音・録画を行う場合は、参加者への説明と同意、社内ルール、保存期間、閲覧権限を先に確認します。顧客情報、人事情報、未公開の経営情報を、許可されていない外部AIへ入力してはいけません。

• 話者名または役割が分かる記録を残す
• 資料名や数値の出典をメモする
• 聞き取れない箇所を推測で埋めず「要確認」とする
• 録音データの保存場所と削除時期を決める

会議後：議事録を作るプロンプト

以下は会議の文字起こしです。入力内容だけを使い、議事録を作ってください。

会議名：[名称]
日時：[日時]
参加者：[役割または仮名]
会議の目的：[目的]
文字起こし：
[個人情報・機密情報を除いた記録]

出力形式：
1. 要点（3〜5項目）
2. 決定事項
3. 保留事項
4. ToDo（担当者／期限／完了条件）
5. 次回確認すること
6. 聞き取れない箇所・事実確認が必要な箇所

条件：
・入力にない決定、担当者、期限を補わない
・意見と決定事項を区別する
・不明な点は「要確認」と記載する

意思決定ログに残す項目

議事録が「何を話したか」の記録なら、意思決定ログは「何を、なぜ決めたか」の記録です。後日、前提条件が変わったときに判断を見直しやすくなります。

次の議事録から意思決定ログを抽出してください。
各決定を「決定内容／背景／比較した選択肢／判断理由／決定者／見直し条件」に分けてください。
議事録に書かれていない項目は推測せず「記載なし」としてください。
[議事録]

ToDoを実行可能な形にする

「資料を確認する」のような曖昧なToDoでは、会議後に止まりやすくなります。担当者、期限、成果物、完了条件まで整理します。担当者や期限が発言されていない場合は、AIに決めさせず、未設定として責任者へ確認します。

次の議事録からToDoだけを抽出してください。
表形式で「タスク／担当者／期限／成果物／完了条件／根拠となる発言」を示してください。
担当者や期限が不明な場合は「未設定」とし、推測しないでください。
重複するタスクはまとめ、判断待ちの項目はToDoと分けてください。
[議事録]

共有前の確認表

• 発言者、固有名詞、数値、日付は正しいか
• 提案や意見を決定事項として扱っていないか
• 担当者本人がToDoの内容と期限を認識しているか
• 重要な反対意見や前提条件が抜けていないか
• 共有範囲に不要な個人情報や機密情報がないか
• 録音・録画の保管と削除が社内ルールに合っているか

まとめ

AIは、会議を自動的に良くする道具ではなく、記録を整理して確認しやすくする補助役です。会議前にゴールを決め、会議後に決定事項とToDoを人が確認する仕組みを作ることで、議事録を「残すだけの文書」から「次の行動につながる記録」へ変えられます。