1on1、人事評価、異動希望、復職支援、有給休暇の案内には、面談記録や健康・家庭に関する情報など、慎重な取り扱いが必要な情報が含まれます。AIはメモの整理や質問案の作成に使えますが、従業員の評価、配置、処遇を自動で決める道具ではありません。

この記事では、従業員との対話を支える5つの場面について、AIに任せる範囲と実務用プロンプトをまとめます。

最初に決める情報管理ルール

• 利用を認められたAIと入力してよい情報の範囲
• 氏名、社員番号、部署などを匿名化する方法
• 面談記録を見られる人と保存期間
• 本人へ説明すべき利用目的
• AI出力を評価・処遇へ使う場合の人による確認手順

健康情報、ハラスメント相談、家庭事情、詳細な人事評価などは特に慎重な取り扱いが必要です。社内規程で許可されていない外部AIには入力しないでください。

1. 1on1の準備とフィードバックメモ

1on1では、前回の約束、最近の仕事、困っていること、必要な支援、次回までの行動を整理します。AIの要約が上司の解釈だけに偏らないよう、本人の発言と合意事項を分けます。

匿名化した1on1メモを整理してください。
前回の合意事項：[内容]
本人の発言：[事実としての発言]
上司のメモ：[解釈を含む可能性あり]
今回決めたこと：[合意事項]

出力：
1. 本人が話した事実
2. 困りごと・希望
3. 上司が提供する支援
4. 合意した次の行動（担当／期限）
5. 次回確認すること
6. 解釈と事実を分ける必要がある箇所

本人の気持ちや能力を推測しないでください。

2. 人事評価コメントの下書き

評価コメントは、印象ではなく、期間中の行動、成果、役割、改善支援を根拠にします。AIへ渡す前に氏名を仮名へ置き換え、評価基準と確認済みの事実だけを使います。

次の評価基準と確認済みの事実から、評価コメントの下書きを作ってください。
評価期間：[期間]
役割：[職務]
評価項目：[基準]
確認済みの行動・成果：[事実]
本人の振り返り：[本人の言葉]
今後の支援：[会社・上司が提供する支援]

「評価できる点／根拠／今後期待する行動／必要な支援」に分けてください。
性格、意欲、将来性を根拠なく推測しないでください。

3. 退職者インタビューを整理する

退職理由を一人の問題として片付けず、仕事内容、上司・チーム、評価、働き方、成長機会、制度などの観点で聞きます。個人を特定できる少数意見は、そのまま全社資料へ載せない配慮が必要です。

匿名化した退職者インタビューを分析してください。
質問項目：[質問]
回答：[匿名化した回答]

出力：
1. 事実として述べられた出来事
2. 本人の評価・受け止め
3. 組織として確認すべき論点
4. 追加調査が必要な点
5. 個人を特定するおそれがある記述

一人の回答を全社傾向として一般化せず、原因を断定しないでください。

4. 社内公募・異動希望をまとめる

異動希望の集計では、希望部署だけでなく、希望理由、経験、本人が期待する役割、引き継ぎ条件を整理します。AIで機械的に順位付けせず、募集要件と本人の意思を担当者が確認します。

匿名化した社内公募・異動希望を、集計用の項目に整理してください。
募集ポジション：[要件]
希望内容：[匿名化した申請]
整理項目：希望部署／希望理由／関連経験／本人が希望する役割／確認事項
要件との一致は根拠となる記述を示し、適否や順位を決めないでください。
健康・家庭事情など、選考に不要な情報は別欄にせず除外してください。

5. 産休・育休からの復職支援

復職支援資料には、休業中の組織変更、業務変更、利用できる制度、相談窓口、復職後の確認予定を載せます。本人の健康状態や家庭事情をAIに推測させず、必要な配慮は本人・人事・産業保健スタッフなどの適切な関係者で確認します。

復職者向け説明資料の構成を作ってください。
休業中の主な変更：[組織、業務、システム]
復職後の役割：[確認済みの内容]
利用できる制度：[社内制度]
相談窓口：[窓口]
確認予定：[面談日など]
本人と個別確認する項目：[項目]

入力にない健康状態、勤務制限、家庭事情を補わず、
「全員へ共通して伝える情報」と「本人と個別に確認する情報」を分けてください。

有給休暇の案内に使う場合

有給休暇の取得状況を扱う場合は、法令、就業規則、業務体制を確認し、取得しにくい責任を本人だけへ負わせない表現にします。対象者リストを許可されていないAIへ入力せず、案内文のひな形作成までにとどめます。

従業員向けの有給休暇取得案内文を作ってください。
対象：[全社員／対象部署]
案内の目的：[目的]
確認済みの制度：[取得方法、申請期限、相談先]
業務調整の支援：[上司・会社が行うこと]
文体：取得を責めず、相談しやすい表現

法的義務や残日数を入力以上に断定せず、個人名を含めないでください。

表彰・お祝いメッセージを作る場合

表彰やお祝いの文面では、抽象的な称賛だけでなく、本人が実際に行ったことと周囲への良い影響を具体的に伝えます。入力にない成果を作らず、本人が公開を望まない個人情報には触れません。

社内表彰・お祝いメッセージの下書きを作ってください。
対象：[役割または仮名]
表彰・お祝いの理由：[確認済みの事実]
具体的な行動：[事実]
周囲への良い影響：[確認済みの内容]
伝える場：[社内報／朝会／個別メッセージ]
文体：[丁寧／親しみやすい]

入力にない実績や人物評価を追加せず、外見・年齢・家庭事情には触れないでください。

確認表

• その情報をAIへ入力する社内承認があるか
• 氏名、社員番号、連絡先などを匿名化したか
• 健康・家庭・相談内容など不要な情報を除いたか
• AIの要約を元の記録と照合したか
• 事実、本人の意見、上司の解釈が分かれているか
• AIだけで評価、配置、処遇を決めていないか
• 本人が合意していない行動や期限を追加していないか
• 閲覧権限と保存期間は適切か

まとめ

人事領域でAIを使う目的は、人を簡単に評価することではありません。記録の形式を整え、確認漏れを減らし、本人との対話に使う時間を確保することです。センシティブな情報を守り、重要な判断を人が行う仕組みを先に整えたうえで活用しましょう。