上司と部下が定期的に行う1on1面談は、その場では有意義な話ができても、内容が記録に残らず「前回何を話したか忘れた」状態になりがちです。今回は、面談後の話した内容と次回までのアクションをAIに整理してもらう方法を紹介します。人事評価とは切り離し、あくまで本人の成長支援を目的とした使い方です。

なぜこの業務から始めるべきか

1on1は継続することに意味がありますが、記録が残っていないと前回の約束事が宙に浮きます。管理職は面談件数が多く、一人ひとりのメモを丁寧に整理する時間を取りにくいのが実情です。話した内容の要点整理をAIに任せれば、次回面談の準備にかける時間を減らせます。

具体的な手順

①面談中にとった簡単なメモ(箇条書きで十分)をAIに渡す

②「今回話したテーマ」「本人の課題認識」「次回までのアクション」の3つに整理してもらう

③次回面談で確認すべき質問を2〜3個提案してもらう

④整理された内容を上司自身が読み返し、ニュアンスの違いがないか確認する

⑤本人にも共有し、認識にズレがないか確認したうえで保管する

つまずきやすい点

1on1では評価につながりかねない発言も出ることがあり、メモの内容によっては人事評価データと誤解されないよう管理方法を明確にしておく必要があります。またAIは箇条書きのメモから文脈を推測するため、話者の意図と違う解釈をすることがあります。整理結果を本人と共有し、認識をすり合わせる工程を省略しないことが大切です。

効果・まとめ

面談内容が記録として残ることで、部下の成長の変化を追いやすくなり、次回面談の準備時間も短縮できます。あくまで支援目的のメモであることを本人にも明示し、評価資料と混同しない運用ルールを最初に決めておくと安心です。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「1on1面談のフィードバックメモ整理をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【1on1面談のフィードバックメモ整理をAIに任せる（サンプル）】

件名：1on1面談のフィードバックメモ整理をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。