社員が増えるたびにPCやスマートフォン、ソフトウェアライセンスも増えていきますが、「誰にどの端末を貸与し、どのライセンスが有効か」を正確に把握できている中小企業は多くありません。台帳がExcelの複数バージョンに散らばり、退職者の端末回収漏れやライセンスの二重契約に気づかないまま費用がかさむこともあります。今回は、社内に散らばったIT資産の情報をAIに整理させ、棚卸し台帳を作る方法を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

IT資産管理は緊急度が低く後回しにされがちですが、セキュリティ事故や無駄なライセンス費用に直結する重要な業務です。件数がそれほど多くない中小企業ほど、AIによる整理の効果を実感しやすく、初めての業務改善テーマとして取り組みやすいという利点があります。

具体的な手順

①各部署が個別に管理しているExcelファイルやメールでの申請記録をひとつのフォルダに集める

②AIに「貸与端末一覧」「契約中のソフトウェアライセンス一覧」の項目案（管理番号、利用者、部署、購入日、更新期限など）を提示してもらう

③集めたファイルの内容をAIに読み込ませ、重複や表記ゆれ（例：「Office365」と「Microsoft365」）を統一しながら一つの台帳案にまとめさせる

④台帳案を人事異動・退職者リストと突き合わせ、回収漏れの端末や不要な契約が残っていないか確認する

⑤完成した台帳をもとに、更新期限が近いライセンスを月次で洗い出す運用ルールを決める

つまずきやすい点

元データの表記が部署ごとにバラバラだと、AIが同じ端末を別物として扱ってしまうことがあります。統合後は必ず人の目で件数や合計金額の整合性を確認してください。また、個人情報や契約金額など機微な情報を扱うため、外部に送信する範囲や利用するAIツールの選定は情報システム部門と事前に相談することをおすすめします。

効果・まとめ

台帳が整うと、退職時の端末回収漏れや使っていないライセンスの解約忘れが減り、年間のIT費用を数万円単位で見直せたという声もあります。まずは自部署の端末一覧だけでも、AIに整理を手伝ってもらうところから始めてみてください。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内IT資産（PC・スマホ・ライセンス）の棚卸し台帳作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内IT資産（PC・スマホ・ライセンス）の棚卸し台帳作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：社内IT資産（PC・スマホ・ライセンス）の棚卸し台帳作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。