プレゼン資料を準備しても、質疑応答になると緊張することがあります。特に、上位者や他部署から「根拠は何ですか」「失敗した場合はどうしますか」と聞かれると、その場で情報を整理して答える必要があります。

生成AIを使えば、資料の内容から質問候補を増やし、回答の骨組みを事前に作れます。ただし、AIが作った回答を丸暗記するのではなく、結論、理由、根拠、次の対応を短く話せる状態にすることが目的です。

今回の架空ケース

新しい業務ツールを2部署で3か月試行する提案について、管理職会議で説明します。

• 目的：申請不備と差し戻しを減らせるか検証する
• 費用：試行期間は追加費用なし
• 未確認事項：全社導入時の費用、既存システムとの連携
• 判断してほしいこと：試行実施の承認

質問を立場別に作らせる

以下の提案について、想定質問を20問作ってください。

【提案】新しい業務ツールを2部署で3か月試行する
【目的】申請不備と差し戻しを減らせるか検証する
【費用】試行期間は追加費用なし
【未確認】全社導入時の費用、既存システムとの連携
【求める判断】試行実施の承認

質問者を次の立場に分けてください。
・現場の管理職
・システム担当
・情報セキュリティ担当
・費用を管理する責任者
・提案に慎重な役員

質問を「基本」「鋭い」「回答に注意が必要」の3段階に分類してください。
同じ意味の質問はまとめてください。

想定質問の例

• 現場の作業は具体的に何が増えますか。
• 今の運用を改善するだけでは不十分ですか。
• 効果がなかった場合、いつ中止しますか。
• 個人情報はどこに保存されますか。
• 2部署の結果を全社へ当てはめられますか。
• 全社導入時の費用が未確認なのに、なぜ今承認が必要ですか。

回答は30秒で作る

長い回答は、質問への答えがどこにあるか分かりにくくなります。次の型で回答案を作ります。

1. 結論
2. 理由または現在分かっている事実
3. 未確認事項
4. 次に行うこと

回答作成プロンプト

各質問に対する30秒以内の回答案を作ってください。

【回答の型】
結論 → 根拠 → 未確認事項 → 次の対応

【ルール】
・資料にない事実や数字を作らない
・分からないことは分からないと明示する
・質問を否定せず、最初の一文で直接答える
・専門用語を減らす

鋭い質問への回答例

質問

全社導入時の費用が分からないのに、なぜ試行するのですか。

初回回答の問題例

費用対効果は十分に見込めると考えており、まず試してみることが重要です。

「十分に見込める」という根拠がなく、質問へ直接答えていません。

修正版

今回お願いしたいのは全社導入ではなく、効果を測るための限定的な試行です。試行期間は追加費用がかからないため、まず差し戻し件数と作業時間を確認します。全社導入時の費用は試行中に確認し、効果と費用の両方がそろった段階で改めて判断をお願いします。

分からない質問への答え方

その場で答えられないときに、推測で埋める必要はありません。

現時点では確認できていません。判断に必要な点ですので、システム担当へ確認し、○日までに回答します。

「分からない」で終わらず、確認先と回答時期を添えます。ただし、回答期限をその場で約束できない場合は、「確認後に回答時期を連絡します」とします。

AIと模擬質疑をするプロンプト

あなたは提案に慎重な管理職です。
私へ質問を1問ずつ出してください。
最初は基本質問から始め、回答内容に応じて徐々に難しくしてください。

私が回答したら、次の3点を短く返してください。
1. 質問に直接答えているか
2. 根拠のない断定がないか
3. 30秒で話せる改善回答例

一度に複数の質問を出さないでください。

本番前の確認表

• 最初の一文で結論を答えているか
• 数字の出典を説明できるか
• 決定済みと未確認を分けているか
• 失敗時の見直し条件を説明できるか
• 答えられない場合の確認先と返答方法を決めたか

まとめ

AIで想定問答を作る価値は、模範回答を暗記することではありません。異なる立場からの質問を事前に受け、事実と未確認事項を分けて短く答える練習ができることです。結論から30秒で答える型を準備しておくと、鋭い質問にも落ち着いて対応しやすくなります。

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