ある朝、見慣れない番号から電話があり、名乗ったのは部下の名前ではなく「退職代行」を名乗る業者だった――。ここ数年、退職代行サービスを使って会社を辞める従業員は珍しくなくなりました。突然の連絡に動摇し、感情的な対応をしてしまうと、余計なトラブルに発展します。中小企業の管理職が、退職代行からの連絡を受けた際にまず何をすべきか、実務目線で整理します。
なぜこの業務から始めるべきか
退職代行を使われるケースの多くは、本人が上司に直接話すことに強い抵抗感を持っている状態です。ここで管理職が「本人と直接話させろ」と強く出たり、無視して連絡を放置したりすると、労働問題化したり、SNSでの悪評につながったりするリスクがあります。中小企業では退職代行への対応マニュアルが整備されていないことが多く、現場の管理職が最初の窓口として冷静に対応できるかどうかが、その後の展開を大きく左右します。
具体的な手順
①まず退職代行業者から届いた書面や連絡内容を確認し、本人の意思確認ができる委任状や録音などがあるかを確認します。
②感情的に反応せず、社内の総務・人事部門、または顧問社労士にすぐに情報を共有し、対応方針を一緒に決めます。
③代行業者とのやり取りは、口頭ではなく書面やメールなど記録が残る形で行い、言った言わないのトラブルを避けます。
④本人への直接連絡は控え、退職代行業者を窓口として、退職日・有給消化・貸与物の返却・私物の引き取りなど実務事項を一つずつ確認します。
⑤同じ職場のメンバーへは、事実関係が整理できた段階で、必要最小限の情報のみを共有し、憶測が広がらないようにします。
つまずきやすい点
よくあるつまずきは、管理職が「筋を通してほしい」という気持ちから本人に直接電話をかけてしまい、かえって相手を頑なにさせてしまうことです。また、退職代行を非弁行為ではないかと疑い、対応そのものを拒否してしまうケースもありますが、まずは事実確認と社内共有を優先すべきです。感情的な反発をチームメンバーに漏らしてしまい、職場の雰囲気を悪化させる例も見られます。
退職手続きの後に業務を止めないための準備も必要な場合は、管理職が異動・退職するときの引き継ぎも参考にしてください。
効果・まとめ
退職代行への対応手順をあらかじめ持っておくことで、突発的な連絡にも冷静に対応でき、無用なトラブルや悪評の拡散を防げます。また、なぜ本人が直接言い出せなかったのかを振り返ることは、職場の風通しを見直すきっかけにもなります。
実体験：現場で困った場面とやってみたこと
自分が困った場面
「退職代行サービスから連絡が来たときの管理職の対応」というテーマについて、最初からうまく対応できていたわけではありません。実際にこの場面に直面したとき、何をどう伝えればよいのか分からず、対応に迷った経験があります。頭では分かっていても、いざその場になると言葉が出てこないことがよくありました。
実際に使った言葉
「あの、もし可能であれば、なんですが…できる範囲でいいので、少し考えていただけたらと…」
今振り返ると、要点がぼやけてしまい、相手に何を求めているのかが伝わりにくい言い方だったと思います。
うまくいかなかった対応
遠慮がちな伝え方を続けた結果、意図が正しく伝わらず、対応が後回しにされたり、認識のズレがそのまま残ってしまったりすることがありました。かといって、はっきり言おうとすると今度は言葉がきつくなりすぎてしまい、相手との距離ができてしまうこともありました。曖昧に伝えることと、きつく伝えすぎること、どちらも関係を難しくする原因になっていました。
次に変えたこと
「相手への配慮を示す言葉」と「伝えたい内容」を分けて話すように意識を変えました。まず相手の立場や状況をねぎらう一言を添えたうえで、伝えたいことは要点を絞ってはっきり伝える。この順番を意識するだけで、相手の受け止め方が明らかに変わりました。
現場で使えるチェックリスト
現場で実践する前のチェックリスト
- ☐ 相手への配慮を示す言葉を先に一言添えたか
- ☐ 伝えたい内容を曖昧にせず、具体的に伝えられているか
- ☐ 期限や優先度をはっきり伝えたか
- ☐ 一方的な指示・命令口調になっていないか
- ☐ 相手の立場や事情を尊重する姿勢を示せているか
- ☐ 伝えたあとに、相手の反応を確認できているか
