公開日：2026年7月28日更新日：2026年8月30日

アルバイトやパート従業員のシフト表作成は、毎週・毎月発生するのに定型化しづらい業務の代表格です。希望休の集計、人数バランスの調整、法定休憩の確認など、考慮すべき条件が多く、担当者の頭の中だけで組み立てていると時間がかかるうえ、抜け漏れも起きやすくなります。AIに下書き作成を任せることで、この「見えない負担」を大きく減らせます。

なぜこの業務から始めるべきか

シフト作成は毎週・毎月必ず発生する業務でありながら、正解が一つに定まらないため、慣れた担当者でも30分〜1時間かかることが珍しくありません。さらに担当者が休むと代わりが利かない「属人化」も起きやすい業務です。ルール（必要人数、希望休、連続勤務の上限など）さえ言語化できれば、AIが叩き台を作れる領域なので、効果を実感しやすく着手のハードルも低いテーマです。

具体的な手順

①各従業員の希望休・勤務可能曜日をスプレッドシートやチャットで集める

②曜日ごとの必要人数、連続勤務の上限、休憩時間などのルールを箇条書きでAIに伝える

③集めた希望と条件をもとに、AIにシフト表の叩き台を作成させる

④人数が足りない曜日や偏りがないかを担当者が目視でチェックする

⑤最終確認後、従業員に共有し、必要であれば個別に調整する

つまずきやすい点

AIが作った叩き台をそのまま確定シフトとして配布してしまうと、法定休憩や連続勤務日数の見落としに気づけないまま現場に混乱を招くことがあります。また、希望休の情報が古いまま入力すると、退職済みの人や異動した人の枠が残ってしまうケースもあります。AIはあくまで「叩き台」を作る役割と割り切り、最終確認は必ず人が行う運用にすることが失敗を防ぐポイントです。

効果・まとめ

シフト作成にかかる時間を半分以下に減らせたという声は多く、特に「誰が作っても一定の質になる」点は属人化の解消に直結します。最初は小さなチームや1週間分から試し、ルールの伝え方に慣れてから対象を広げていくと定着しやすいでしょう。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「シフト表作成をAIに任せる」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【シフト表作成をAIに任せる（サンプル）】

件名：シフト表作成をAIに任せるについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。