公開日：2026年7月19日更新日：2026年9月12日

社内通達、拠点移転、制度対応、慶弔文書、セキュリティ注意喚起は、情報を正確に、対象者に合わせて伝える必要があります。AIを使えば文体や構成を整えられますが、日付・対象・制度内容は発信部署が確認します。

案内文の基本構成

• 件名：誰に何を知らせるか
• 冒頭：案内の目的と要点
• 本文：対象者、変更内容、日時、必要な行動
• 補足：例外、注意点、関連資料
• 末尾：問い合わせ先と回答期限

共通プロンプト

以下の情報から案内文を作成してください。
【用途】社内通達／移転案内／制度変更／慶弔／セキュリティ注意喚起
【対象者】
【最も伝えたいこと】
【日付・期限】
【対象者が行うこと】
【例外・注意点】
【問い合わせ先】

件名、200字程度の短い版、詳しい版を作成してください。未入力の事実は推測せず「要確認」としてください。

拠点移転・制度変更

移転案内では旧住所、新住所、営業開始日、電話番号、請求書や納品先の変更日を確認します。インボイス制度などの制度案内では、正式名称、適用日、登録番号、相手に依頼する手続きを公式資料と照合します。

慶弔文書

相手との関係、宗教・宗派、社内規程、送付手段に配慮します。AIの定型表現をそのまま使わず、簡潔で誠実な言葉に直し、忌み言葉や不正確な敬称がないか確認します。

セキュリティ注意喚起

• 何が起きているかを短く説明する
• リンクを開かない、添付を実行しないなど具体的な行動を書く
• 報告先と、誤って操作した場合の連絡手順を示す
• 実際の認証情報や悪用可能な詳細を掲載しない
• 責める表現を避け、早期報告を促す

標的型メール訓練

訓練の目的、対象、実施期間、報告方法、事後学習を設計します。実在する取引先になりすますなど過度に不安を与える方法は避け、就業規則やプライバシー、社内承認を確認します。結果は個人を責めるためではなく、組織の改善に使います。

配信前チェック

• 対象者、差出人、日付、住所、番号、URLが正しい
• 誰が何をいつまでに行うか明確である
• 専門用語を説明し、スマートフォンでも読みやすい
• 添付資料と本文に矛盾がない
• 機密情報や個人情報が含まれていない
• 重要案内は責任部署の承認を得た

まとめ

案内文は、きれいな文章よりも「対象者が迷わず動けること」が大切です。AIで長短の文案を作り、正確な事実と社内ルールを人が確認してから配信しましょう。