資料を読み返しても、自分で書いた文章の誤字や表記ゆれは見落としやすいものです。AIに校正の観点を指定すると、修正候補を一覧で確認できます。ただし、固有名詞や数字、専門用語の正しさは原本との照合が必要です。

この仕事でAIが役立つ範囲

• 誤字・脱字・助詞の抜けを探す
• 「できる／出来る」などの表記ゆれをそろえる
• 長い文や意味が曖昧な文を見つける
• 修正前後と理由を一覧にする

作成前に用意する情報

• 提出先と資料の目的
• 社名・商品名・人名など変更禁止の語句
• 表記ルールと用語集
• 本文と、図表・脚注・見出しの文字

進め方

1. 個人情報や機密情報を削除する
2. 変更禁止語と表記ルールを先に渡す
3. 修正案を原文・修正案・理由の3列で出させる
4. 提案を一括反映せず、一件ずつ採否を決める
5. 最後に数字、日付、固有名詞を原本と照合する

そのまま使えるプロンプト

次の文章を校正してください。
【資料の目的】
【想定読者】
【表記ルール】
【変更禁止語】
【本文】

誤字脱字、文法、表記ゆれ、読みにくい文を確認し、「該当箇所／修正案／理由」の表で出力してください。意味を変える修正は別枠にし、固有名詞と数値は推測で直さないでください。

失敗しやすいポイント

• AIの提案をすべて置換して文意を変える
• 本文だけを確認し、タイトルや図表を見落とす
• 同音異義語や専門用語をAIの判断だけで確定する

最終確認チェックリスト

• タイトル・見出し・本文・脚注を確認した
• 会社名、商品名、人名、数値、日付を原本と照合した
• 表記ルールが文書全体で統一されている
• 修正で主語や否定表現が変わっていない

まとめ

AIは校正の第一段階に向いています。修正候補と理由を一覧化し、最後は原本と読み手の目で確認すると、見落としを減らせます。

契約更新の見落としは、不要な自動更新やサービス停止につながります。AIは契約情報の整理や確認リスト作成に使い、契約条項の解釈や更新判断は原本と担当部署の確認を前提にします。

AIに任せる範囲と、人が判断する範囲

AIに向いているのは、情報の分類、構成案の作成、表現の統一、確認項目の洗い出しです。一方、法的判断、合否、原因の断定、最新情報の確認、社外への最終送信は人が担当します。入力資料にない内容をAIが補っていないか、必ず原資料と照合してください。

準備する情報

• 契約名、相手先、担当部署
• 開始日、満了日、自動更新の有無
• 解約・更新通知の期限と方法
• 更新判断者、費用、原本の保管場所

情報を一度に貼り付ける前に、社内のAI利用ルールを確認します。個人情報・機密情報は削除または置き換え、利用を許可された環境だけで扱ってください。

実践手順

1. 手順1：契約原本から管理項目を定義する

   この段階で前提と不足情報を確認します。判断できない項目は無理に埋めず、確認担当者と期限を記録します。

2. 手順2：通知期限から社内判断期限を逆算する

   この段階で前提と不足情報を確認します。判断できない項目は無理に埋めず、確認担当者と期限を記録します。

3. 手順3：30日・60日・90日前の確認表を作る

   この段階で前提と不足情報を確認します。判断できない項目は無理に埋めず、確認担当者と期限を記録します。

4. 手順4：変更時に台帳と原本を同時更新する

   この段階で前提と不足情報を確認します。判断できない項目は無理に埋めず、確認担当者と期限を記録します。

そのまま使えるプロンプト例

以下の契約情報から更新期限管理表を作成してください。列は『契約名／相手先／満了日／自動更新／通知期限／社内判断期限／担当者／必要手続き／原本リンク』とします。日付の矛盾や不足項目を指摘し、契約内容を推測して補完しないでください。

実際に使うときは、この文章の後ろに入力情報を表形式で追加します。最初の出力を完成版にせず、「不足情報」「矛盾」「確認が必要な箇所」も続けて質問すると精度が上がります。

よくある失敗と防ぎ方

• AIの出力を正しい前提で使う：原資料と一項目ずつ照合します。
• 条件を文章だけで渡す：数値、期限、担当、優先順位を表にします。
• 機密情報をそのまま入力する：匿名化し、社内ルールに合う環境を使います。
• 最初から完璧を求める：たたき台、確認、修正の三段階に分けます。

公開・運用前のチェックリスト

• ☐ 満了日と通知期限を原本で確認した
• ☐ 自動更新の条件と通知方法を記録した
• ☐ 担当者不在時の代替責任者がいる
• ☐ 機密契約を許可のないAIへ入力していない

まとめ

AIを使う価値は、判断を丸投げすることではなく、確認に必要な材料を早くそろえることにあります。まずは対象を一つに絞り、入力項目と確認責任者を決めて試してください。運用後に不足項目を見直すと、次回から安定して使える型になります。

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「あの手順、マニュアルのどこに書いてあったっけ?」と聞かれるたびに、ベテラン社員の手が止まる会社は少なくありません。社内マニュアルは作成しただけでは活用されず、検索性の低さが形骸化の一番の原因です。今回は、既存のマニュアルをAIに読み込ませて「聞けば答えが返ってくる」状態にする具体的な進め方と、実際につまずいた点を紹介します。

なぜこの業務から始めるべきか

社内マニュアルの検索性向上は、既に存在する文書を活用するだけで新規作成の手間がない、検索対象が社内文書に限定されるため誤情報のリスクを抑えやすい、使う側は質問するだけでよく導入のハードルが低い、という条件がそろっています。文書作成のように新しい文章を生成させる業務と違い、AIに任せるのは「既存文書からの検索・要約」という比較的手堅い作業のため、精度の検証もしやすいのが特徴です。情報システム担当者が数本のマニュアルで検証してから展開すれば、リスクを抑えながら問い合わせ対応の負担を減らせます。

具体的な手順

①社内マニュアル・規程・手順書をPDFやWordなど電子データの形でまとめ、AIに読み込ませられる状態にする。

②社員が実際によく聞く質問を10〜20個ほど集め、想定質問リストを作る。

③想定質問をAIに投げかけ、マニュアルの該当箇所を根拠として示させながら回答させる。

④回答が的外れだった質問や、マニュアル自体の記載が古い・不足している箇所を洗い出す。

⑤月に一度、マニュアルの更新と合わせてAIへの読み込みデータも差し替える。

つまずきやすい点

最初につまずきやすいのは、AIの回答をそのまま社内周知してしまうことです。マニュアルの記載が古いまま更新されていないと、AIはその古い情報を正しい手順として自信满々に答えてしまいます。実際に、すでに廃止された申請フォームをAIが案内し続け、現場が混乱したケースもありました。AIは「マニュアルの中身を探して要約する係」であって「手順の正しさを保証する係」ではない、という前提を周知しておく必要があります。また、マニュアルの記載が曖昧なまま導入すると、AIの回答自体もあいまいになる点にも注意が必要です。

効果・まとめ

想定質問での検証を重ねたうえでAIに一次回答を任せる体制にしたところ、情報システム担当者への問い合わせ件数が減り、社員も必要な情報にすぐたどり着けるようになったという声があります。重要なのは、AIに任せるのは「マニュアルの検索・要約まで」とし、マニュアル自体の正確性を保つ責任は引き続き人が持つという線引きを崩さないことです。社内マニュアルの検索性向上は、既存の資産を活かせるからこそ着手しやすい、地に足のついたAI活用の入り口だといえます。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「社内マニュアルが「探せない」を解消する」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【社内マニュアルが「探せない」を解消する（サンプル）】

件名：社内マニュアルが「探せない」を解消するについて

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。