売上や受注件数などの月次データを経営会議用にまとめる際、数字を並べるだけで終わってしまい「で、結局どういう状況なの？」と聞き返された経験はないでしょうか。KPIダイジェストの作成は、データ集計自体よりも「傾向を言葉にする」作業に時間がかかりがちです。AIを使えば、数字の変化を読み解いたコメント付きの資料を効率よく作成できます。
なぜこの業務から始めるべきか
月次KPIの報告は毎月必ず発生する定例業務でありながら、担当者の文章力に内容の質が左右されやすい仕事です。AIに数値の変化点を整理させ、コメントのたたき台を作らせることで、報告の質を安定させつつ作成時間を短縮できます。
具体的な手順
①前月・当月・前年同月などのKPI数値をAIに渡す
②AIに増減の大きい項目や傾向をリストアップさせる
③注目すべき数値について、考えられる要因のコメント案を作らせる
④実際の現場感覚と照らし合わせ、事実と異なる推測が含まれていないか担当者が確認する
⑤資料の構成（サマリー→詳細→次月への課題）に沿って整える
つまずきやすい点
AIは数字の増減から「もっともらしい原因」を推測して書いてしまうことがありますが、実際の要因は現場でしか分からないことも多くあります。AIが生成したコメントを事実確認せずそのまま経営会議に出すと、誤った判断材料になりかねません。またグラフや表の数値自体をAIに計算させると誤差が生じることがあるため、集計は既存のツールで行い、AIはコメント作成に限定して使うのが安全です。
効果・まとめ
KPIダイジェストの作成時間が短縮されるだけでなく、コメントの質が安定することで経営会議での議論がスムーズになります。数値計算はAIに任せきりにせず、コメント作成の補助として使う役割分担を意識することが成功のポイントです。
実際に使えるプロンプトと回答例
コピーしてそのまま使えるプロンプト
あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「経営会議向け月次KPIダイジェストの作成をAIに任せる」の文章を作成してください。
条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[ ]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってくださいAIへの入力例
背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。
AIが作った回答例
【経営会議向け月次KPIダイジェストの作成をAIに任せる（サンプル）】
件名：経営会議向け月次KPIダイジェストの作成をAIに任せるについて
いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。
・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）
以上、よろしくお願いいたします。修正前と修正後の比較
修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。
修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。
使う際の注意点
AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。
ハルさんが実際に試した感想
実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。
どのくらい時間を短縮できたか
ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。
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